Scrum

Kétszer annyi munka elvégzése fele annyi idő alatt

Jeff Sutherland: Kétszer annyi munka elvégzése fele annyi idő alatt, könyvösszefoglaló

A projektmenedzsment rendszerek alulértékeltek. Általában a szupersztár mérnökök vagy a lenyűgöző termékek kapják a figyelmet. De vajon hogyan találkozik a mérnök a termékkel? Hogyan jön létre az a csodás technológiai ölelés, amely előreviszi őket? A projektmenedzsment rendszerek pontosan ezt a célt szolgálják. Jeff Sutherland a Scrum című könyvében bemutat egy rendkívül hatékony projektirányítási módszert, amely nemcsak időt és pénzt takarít meg, de olyan sikeres, hogy az FBI is ezt használta, hogy rendet tegyen a saját bürokratikus káoszában. Ma pedig a Scrum átalakítja a legtöbb technológiai vállalat munkamódszereit.

Sutherland már ismert név, hiszen az agilis kiáltvány egyik megalkotója, de ebben a könyvben azokat az alapvető ötleteket is megosztja, amelyek a világ egyik legfontosabb háttérben dolgozó gondolkodójává tették őt. Ha valóban el akarod végezni a feladataidat, felejtsd el a hagyományos vízesés módszert és próbáld ki a Scrumot.

Hányszor történt már meg veled, hogy egy projektet határidőre be akartál fejezni, de a végére mégis fájdalmasan lemaradtál? Sajnos ez gyakran előfordul, amikor hagyományos irányítási módszereket alkalmazunk, mint például a Gantt-diagramokra épülő vízeséses módszer. A Gantt-diagramok színkódolt párhuzamos sávokat használnak a projekt ütemezésének szemléltetésére, amely a folyamat különböző részeinek időzítését és hosszát mutatja, gyakran stilizált vízesésre emlékeztetve. Bár ezek népszerű szervezési eszközök, sokszor túl nagy jelentőséget tulajdonítanak nekik. Ha egy projekt elmarad az ütemtervtől, a vezetők gyakran több erőforrást próbálnak mozgósítani, hogy visszailleszkedjenek az ütemezésbe, ahelyett, hogy a tervet igazítanák a valósághoz. Ez gyakran katasztrofális eredményhez vezethet. Például az FBI egy modernizált szoftverrendszer, a Virtual Case File (VCF) bevezetésére készült, hogy jobban megoszthassa az információkat és megelőzhesse a jövőbeli katasztrófákat. Az ügynökség egy Gantt-diagram segítségével ütemezte a fontos mérföldköveket. A “technikai tervezés” szakaszát egy adott időpontra kellett befejezni, majd következett volna a “kódolási és tesztelési” fázis. Sajnos a projekt még azelőtt meghiúsult, hogy egyetlen sor kódot is megírtak volna. A VCF végül éveken keresztül húzta az időt és 170 millió dollárba került az adófizetőknek.

Mivel a vízeséses módszer rendszeresen okoz ilyen jellegű kudarcokat, sok szervezet inkább a Scrum projektmenedzsment-rendszer mellett döntött.

A Scrum a csapatépítésen és a folyamatos visszajelzésen alapul. Ennek a csapatközpontú megközelítésnek a lényege már a nevében is benne rejlik: a „scrum” egy rögbimeccs azon pillanatát írja le, amikor a csapat együttműködik, hogy a labdát a pályán végigvigye, mindannyiukat egy közös, világos cél vezérelve. És ez a megközelítés valóban működik: amikor az FBI a Scrumot alkalmazta a Sentinel-projektnél, amely a következő nagyszabású modernizációs kísérletük volt, az ügynökség sikeresen, rövidebb idő alatt, kevesebb emberrel és alacsonyabb költséggel valósította meg a rendszert.

A hatékony projektmenedzsment kulcsa a nagyszerű csapatmunka. Amikor egy projekten dolgozol, a sikered nagyban függ attól, hogy mennyire jól működik együtt a csapatod. Vezetőként négy változtatással is javíthatod a csapatod teljesítményét.

• Először is, hagyd, hogy a csapattagok döntsenek a célok elérésének módjáról. Az NPR díjnyertes tudósítása az egyiptomi arab tavaszról például csak azért lehetett ilyen sikeres, mert a tudósítók autonómiát kaptak. A csapat maga hozta meg a döntéseket arról, hogyan készítsék el a történeteiket, együttműködve az egyiptomi bürokráciával, a fordítással, a biztonsági kérdésekkel és egyéb kihívásokkal.

• Másodszor, a csapatok teljesítménye exponenciálisan nagyobb lehet, mint az egyéneké, ezért biztosítsd, hogy a csapatodnak szélesebb körű célja legyen. Másképp fogalmazva, a csapatok ereje meghaladja az egyes tagok teljesítményének összegét, ezért emeld a munkatársaid elvárásait és gondoskodj arról, hogy mindenki ugyanazon a közös célon dolgozzon. Valószínűleg ez is hozzájárult az NPR sikeréhez az arab tavasz idején: ez az egyszeri esemény hatalmas tudósítási lehetőséget nyújtott, ami az újságíróknak erősebb céltudatosságot adott.

• Harmadszor, ösztönözd a különböző csapatokat arra, hogy rendszeresen osszák meg egymással az eredményeiket és hozzanak létre új, önálló csapatokat. Ez azért fontos, mert a csapatoknak keresztfunkcionálisnak kell lenniük és rendelkezniük kell minden szükséges készséggel egy projekt befejezéséhez. Mivel a végtermék a lényeg és nem csak az egyes csapattagok, a készségek, gondolkodásmód és tapasztalat sokfélesége hozzájárul a jobb eredmények eléréséhez.

• Végül, javítsd a csapatmunka hatékonyságát azzal, hogy csökkented a csapat méretét. A legtöbb csapat számára az ideális létszám hét fő (plusz-mínusz két ember).

Miért jelentenek előnyt a kisebb csapatok? Nos, ha több ember vesz részt egy csapatban, a kommunikációs csatornák száma is növekszik, amit az agyunk már nehezen tud kezelni. Amikor túl sok energiát kell fordítanunk arra, hogy kitaláljuk, mit csinál a többiek, az lassítja a munkafolyamatot.

Érdemes egy rendszeres visszajelzési rendszert kialakítani, hogy a projektet mindig a megfelelő irányban tartsuk. Mint bizonyára tudod, az emberek hajlamosak alábecsülni, hogy mennyi időbe telik egy-egy feladat elvégzése – és ez komoly projektmenedzsment-problémákhoz vezethet. Szerencsére a Scrum ezt a problémát a Sprintek nevű rendszerrel kezeli, amely segít a csapatodnak hatékonyabban gazdálkodni az idővel. A sprintek rövid, optimálisan egy-négy hetes munkaidőszakok, amelyek egy konkrét feladatra összpontosítanak. Minden Sprint végén a csapat összeül, hogy áttekintse az elért eredményeket és finomítsa a célokat a következő Sprint előtt. Ennek a folyamatnak az egyik legnagyobb előnye, hogy lehetővé teszi a gyors reagálást a felmerülő problémákra. A rendszeres ellenőrzések révén újra kalibrálhatod a célokat, így elkerülhető, hogy hónapokat töltsenek olyasmin, amit végül elvetnek.

A Sprint folyamatának hatékony alkalmazásához fontos, hogy minden Sprint során egy feladatra összpontosíts. Mivel a Sprint-időszakok rövidek, könnyebben tudsz koncentrálni és egy következetes munkaritmust kialakítani. Kerüld el, hogy egy egyhetes Sprint után egy háromhetes következzen – a következetesség a kulcs.

Az időgazdálkodás javításának másik eszköze a Daily Stand-Up, azaz a napi értekezlet, amelyet állva tartanak Ezek a megbeszélések mindig ugyanabban az időpontban zajlanak és ugyanazokat a kérdéseket teszik fel: Mit tettél tegnap, hogy segítsd a csapatot a Sprint befejezésében? Mit fogsz ma tenni? Milyen akadályokkal kell szembenézned? Fontos, hogy mindenki állva vegyen részt a megbeszélésen és az egész ne tartson tovább 15 percnél.

A szerző egyik barátja, Eelco Rustenburg valóban alkalmazta a napi álló értekezleteket, amikor a házát alakította át. A projektet mindössze hat hét alatt befejezte – határidőre! A rövid, napi megbeszéléseken a csapat minden tagja összegyűlt, hogy átbeszéljék a haladást. Eelco sikeres átalakítási folyamata annyira lenyűgözte a szomszédait, hogy ők is megpróbálták ugyanazt elérni a saját házukban. Ugyanazt a vállalkozói csapatot bízták meg a munkával, de nem alkalmazták a Scrumot. És Scrum nélkül Eelco hathetes projektje három hónapig tartott!

Kerülj mindent, ami elvonja a figyelmedet a céljaid elérésétől. 

A Scrum egyik alapvető gondolata, hogy minimalizáld a pazarlást, vagyis mindent, ami eltereli a figyelmedet a feladatod teljesítéséről. Íme néhány módszer, amivel csökkentheted a pazarlást.

Először is, koncentrálj egy dologra egyszerre. A multitasking csábító lehet, de valójában csak idő- és energiapazarláshoz vezet. Gondolj bele: tényleg azt akarod, hogy a projektmenedzsmented olyan legyen, mint a vezetés közbeni sms-ezés?

A pazarlás elkerülésének másik módja, hogy használd fel azt, amit már létrehoztál. Ha nem hasznosítod a már meglévő erőforrásokat, akkor úgy fektetsz be energiát, hogy annak nincs kézzelfogható eredménye. Ez idő- és pénzpazarlás. A General Motors például hatalmas veszteséget szenvedett el 2012-ben, amikor leépítéseket kellett végrehajtania, mert 7,5 milliárd dollár értékű eladatlan teherautó állt kihasználatlanul.

Egy másik fontos szempont: ha hibát követsz el, azonnal javítsd ki. Ha halogatod a javítást, a probléma csak bonyolódik és sokkal több időt vesz igénybe később. Egy tanulmány szerint, amelyet a Palm nevű amerikai okostelefon-gyártó készített, egy hiba kijavítása három héttel annak felfedezése után átlagosan 24 órát vesz igénybe. Ezzel szemben, ha a hibát azonnal javítják, az csak egy órát igényel. Miért van ez? Mert az összes tényező felidézése, amely a hibához vezetett, rengeteg időt emészt fel.

Az alkalmazottak túlterhelése szintén pazarláshoz vezet. Amikor a munkatársak túlhajszoltak, könnyebben hibáznak és ezek a hibák további figyelmet igényelnek, ami még több hibához vezethet. Ebből következően, ha kevesebb a munkaidő, van lehetőség szabadságra és irodán kívüli ebédszünetre, mindenki boldogabb lesz és a munka minősége is javul – ami végső soron növeli a termelékenységet.

Összefoglalva, bár több módszert is bemutattunk a pazarlás elkerülésére, a legfontosabb szabály egyszerű: Legyél ésszerű és ne pazarold az alkalmazottak motivációját azzal, hogy lehetetlen célokat tűzöl ki. Ha állandóan válsághelyzeteket és majdnem-hibákat kell kezelni, az végül kiégeti a munkatársaidat.

Növeld az alkalmazottaid boldogságát a termelékenység növelése érdekében. 

Hogyan kapcsolódik a boldogság a sikerhez? Nos, az emberek nem azért boldogok, mert sikeresek – azért sikeresek, mert boldogok.

A Zappos kiváló példa erre az elvre. Ez az über-sikeres kiskereskedő különféle programokkal – mint például egy “boot camp” bevezető képzés és belső “tanoncok” – segíti a dolgozói boldogságát és a kapcsolatokra összpontosít, hogy elősegítse a tanulást és a növekedést. Ezek az irányelvek lehetővé tették a Zappos számára, hogy éves szinten 124 százalékos növekedést érjen el.

A kapcsolatok mellett a láthatóság egy másik érték, amit a vállalatok támogathatnak a boldogság elősegítése érdekében. A láthatóság a titkolózás ellentéte, ami mérgező, mert gyanakvást és bizalmatlanságot szül, ez pedig végső soron csökkenti a motivációt és rontja a teljesítményt. A titkolózás elkerülése mellett elősegítheti a láthatóságot azzal is, hogy a projekteket olyan helyre helyezi, ahol mindenki láthatja őket.

Ezt úgy teheted meg, hogy létrehozol egy Scrum táblát, amelyen a projekteket különböző oszlopokba rendezed, például: Feladatlista, Teendők, Folyamatban lévő feladatok, Felülvizsgálatra várók és a már Kész feladatok. mindenki láthatja, hogy mely projektek vannak folyamatban és melyek akadoznak, ami végső soron lehetőséget ad a munkatársaknak arra, hogy ott lépjenek be, ahol a legnagyobb szükség van rájuk.

A láthatóság javításának másik módja a kaizen, amely japánul “fejlesztést” jelent és amelyet minden egyes sprint után érdemes azonosítani. Ezt úgy teheti meg, hogy minden sprint után Sprint Retrospektívát tart, ahol olyan kérdéseket tehet fel a csapatának, mint például:

– Egy egytől ötig terjedő skálán hogyan érzed magad a vállalatban betöltött szerepeddel kapcsolatban?

– Ugyanezen a skálán hogyan érzed magad a vállalat egészével kapcsolatban?

– Miért érzed így magad?

– Mi az az egy dolog, ami boldogabbá tenne a következő sprint során?

Fordíts különös figyelmet az utolsó kérdésre adott válaszokra és ha lehetséges, azonnal hajtsd végre a fejlesztéseket. Ezzel elősegíti a bizalmat és a boldogságot a csapatban, ami végső soron jobb eredményekhez vezet.

A prioritások felállítása a projektmenedzsment egyik kulcsfontosságú eleme. 

A Scrum utolsó alapvető értéke a prioritások felállításának ismerete. És pontosan ez a Product Owner feladata – kitalálni, hogy mit mikor kell megcsinálni.

Először is, lépjünk egy lépést hátra és nézzük meg, hogy a Scrum modellben három szerepkör létezik:

1. A csapattag

2. A Scrum Master, aki segít a csapatnak kitalálni, hogyan tudnak hatékonyan együtt dolgozni.

3. A Product Owner, aki felelős a projekt általános víziójáért, a backlog kezeléséért, annak priorizálásáért és az egyes sprintek irányvonalának meghatározásáért.

Ahhoz, hogy a munkát hatékonyan végezze, a Product Ownernak a következő tulajdonságokkal kell rendelkeznie:

1. Az adott piac ismerete.

2. A vezetőség beavatkozása nélküli döntéshozatali jogkör.

3. Elérhetőség arra, hogy elmagyarázza a csapattagoknak, mit kell tenniük.

4. Felelősség a végtermékért, vagy azért, hogy mennyi bevételt termelnek.

Érdemes megjegyezni, hogy a Product Owner szerepét a Toyota főmérnökei ihlették, akik saját termékcsaládjukért, például a Corolláért felelnek. Bár a Corolla főmérnöke állítja össze a Corolla-csapatot, valójában nem neki jelentenek. A főmérnök szerepe inkább a projekt irányításában rejlik azáltal, hogy víziót alkot és meggyőzi a csapatot annak megvalósításáról.

A scrum rendszerben a Product Ownerok egy olyan hurokkal dolgoznak, hogy valós idejű visszajelzések alapján hozzanak döntéseket. A hurok a következőképpen néz ki : megfigyelés: kezdd a folyamatot azzal, hogy megfigyeled, hol tartasz), Értékelés: értékeld, hogyan teremthetsz több lehetőséget), döntés és cselekvés. Miután ez a négy lépés megtörtént, a Product Owner újra az elejéről kezdi a megfigyeléssel (az előző cselekvés eredményeinek értékelése).

Kövesd ezeket az egyszerű lépéseket az első Scrum-projekt elindításához 

Most, hogy láttad, hogyan segíthet a Scrum a projektek megvalósításában, hogyan tudod a rendszert a saját munkahelyeden bevezetni? Ehhez csupán néhány egyszerű lépés szükséges:

1. Válassz egy Product Ownert.

2. Válassz egy csapatot. Ne feledd, hogy egy csapatban csak körülbelül öt-kilenc embernek kell lennie és a projekthez szükséges összes készséget fel kell ölelnie.

3. Válassz egy Scrum Mastert – olyasvalakit, aki már ismeri ezeket a módszereket. Ez a személy lesz a felelős azért, hogy mindenkit felkészítsen a jó Scrum technikák betartására.

4. Készítsd el a Project Backlogot – vagyis a feladatok listáját, amelyeket el kell végezni. A legnagyobb értékkel és a legkisebb kockázattal járó feladatokat helyezd a backlog tetejére. Tedd ezt úgy, hogy olyan kérdéseket teszel fel, mint például: Mely feladatoknak van a legnagyobb üzleti hatása? Melyek a legfontosabbak az ügyfél számára? Melyek fognak a legtöbb pénzt hozni? Melyek a legkönnyebben elvégezhetők?

Természetesen arra is figyelned kell, hogy mit tudsz reálisan elérni és mi az, ami szenvedélyessé tesz. De amikor a hátralévő feladatokat nézed és döntést hozol arról, hogy hol kezdj el, aszerint állíts fel fontossági sorrendet, hogy mi az, amit a legkönnyebb elvégezni és ami a legértékesebb.

5. Győződj meg arról, hogy minden, ami a backlogban szerepel, valóban megvalósítható egy sprint leforgása alatt.

6. Tartsd meg az első Scrum-értekezletet és tervezd meg az első sprintet.

7. Hozz létre egy Scrum Boardot, hogy minden munka látható legyen.

8. Tartsd meg a napi standup értekezleteket, hogy biztosítsd a kezdeti sprint zökkenőmentes lezajlását.

9. Amikor befejezted a sprintet, szervezz Sprint Review-t, hogy a csapat bebizonyíthassa, hogy valami használhatót készített. Tartsd ezt a megbeszélést nyitottnak mindenki számára, aki részt kíván venni rajta, beleértve a vállalat vezetőit és a menedzsmentet is.

10. Tarts Sprint visszatekintést és keress olyan megvalósítható fejlesztéseket, amelyeket a csapat támogatására a jövőbeli sprintek során be tudsz vezetni.

11. És ha mindezzel végeztél, lépj tovább a következő sprintre!

A legfontosabb üzenet:

Mivel olyan munkavállalóbarát elveken alapul, mint a csapatépítés és az átláthatóság, a Scrum rendszer boldogabbá és produktívabbá teszi a vállalatot. Végső soron a Scrum alapgondolata az, hogy egy folyamatos visszajelzésre épülő folyamatot hozzon létre. Tehát amíg következetesen felülvizsgálod és finomítod céljaidat, addig jó irányba haladsz.

Még több könyvösszefoglalót ezen a linken érsz el