Tim Reichel: 24/7- Az időgazdálkodási könyv azoknak, akiknek nincs idejük időgazdálkodási könyvet olvasni (elvek, módszerek és példák a gyors sikerekhez és a fenntartható fejlődéshez), könyvösszefoglaló
Érezted már úgy, hogy egész nap rohansz, mégis mindig maradnak elintézetlen feladatok? Az időgazdálkodás nem csupán a teendők gyorsabb elvégzéséről szól, hanem arról is, hogyan oszthatod be tudatosan az idődet, hogy csökkentsd a stresszt és növeld a hatékonyságot. A 24/7 című könyv 7 alapelvet és 24 módszert mutat be, amelyekkel jobb egyensúlyt teremthetsz a munka és a magánélet között.
Nézzük először a 7 elvet
1. Tűzz ki magad elé megfelelő célokat. Csak akkor tudod, hogyan használd fel bölcsen az idődet, ha tudod, hová akarsz eljutni. A célok motiválnak, iránytűként szolgálnak. Érdemes SMART célt megfogalmaznod, azaz legyen: konkrét, mérhető, megvalósítható, releváns és időhöz kötött. He leírod a céljaidat, akkor sokkal jobban elköteleződsz az irányukba és nagyobb valószínűséggel fogod elérni őket.
2. A prioritások felállítása lehetővé teszi, hogy kialakíts egy keretet a céljaid és az általános időgazdálkodás számára. Ha például a szakmai siker a legfontosabb számodra, akkor nem lenne szabad naponta két órát az edzőteremben töltened, másik egy órát pedig az online játékkal. A célok és a prioritások együtt működnek: Döntsd el, hogy mely céljaid fontosabbak a többinél és szentelj rájuk több időt.
3. A tervezés azért fontos, hogy hosszú távon is irányítani tudd az életedet és ne csak a pillanatnyi problémák megoldásával foglalkozz. A tervezés olyan, mint amikor egy favágó először élesíti a fejszéjét: bár időt vesz igénybe, de hosszú távon gyorsabbá és koncentráltabbá tesz. Gondold át, hogy mit szeretnél elérni és készíts egy tervet, amely részletesen leírja, hogyan valósítod meg ezeket a célokat. Mi a következő lépés? Mikorra szeretnéd végrehajtani?
4. A fókusz. Bármi legyen is a feladat, ha közben elvonja a figyelmedet az internet, a kávézás vagy más zavaró tényezők, a munka sokkal hosszabb ideig tart majd. Ha valóban komolyan veszed az időgazdálkodást, akkor mostantól a legjobb, ha kikapcsolod a telefonodat, felteszed a fejhallgatódat és akár le is húzhatod a redőnyt.
5.: A hatékonyság . Hajlamosak vagyunk túl sok időt tölteni olyan feladatokkal, amelyek nem segítenek a céljaink elérésében. Gondolj csak arra, amikor egy prezentációt készítesz és órákig elidőzöl egy-egy részlet tökéletesítésén. Ehelyett keress olyan sablonokat, amelyek segítenek gyorsan végezni a munkával és újrahasználhatók. Persze, maga a sablon keresése is elvehet időt, de a lényeg, hogy megtanulj különbséget tenni a valódi produktivitás és a lényegtelen részletek között, amelyek csak elvonják a figyelmet a fontos dolgokról.
Az utolsó két elv pedig a megfelelő szokások kialakítása és a kitartás. A szokások kialakításával kapcsolatban a szerző hangsúlyozza, hogy a pozitív szokások beépítése a napi rutinba növeli a produktivitást és csökkenti a döntéshozatalra fordított időt. A kitartás fontosságát pedig abban látja, hogy a hosszú távú célok elérése érdekében szükséges a következetes és kitartó munka, még akkor is, ha akadályok merülnek fel.
Íme a 24 módszert, amelyek segíthetnek abban, hogy jobban megszervezd az idődet
A Pareto-elv (80/20 szabály) azt mondja, hogy az eredményeid 80%-át az erőfeszítéseid 20%-a hozza meg. Tehát nem kell mindent megcsinálni tökéletesen, hanem arra koncentrálj, ami a legnagyobb hatással van a céljaid elérésére. Például, ha vállalkozást vezetsz, fókuszálj azokra a tevékenységekre, amelyek a legnagyobb bevételt hozzák.
ALPEN-módszer: Ez a napi tervezési technika öt lépésből áll:
- Írd le a napi teendőidet.
- Határozd meg, mennyi időt szánsz egy-egy feladatra.
- Hagyj pufferidőt a váratlan dolgokra.
- Döntsd el, melyik feladatokat végzed el és mikor.
- A nap végén nézd át, hogy mit értél el és szükség esetén módosítsd a következő napra vonatkozó terveidet. Ezzel a módszerrel strukturáltan tudod megtervezni a napodat.
A GTD módszer egy rendszer arra, hogy minden feladatot és gondolatot rendszerezz, hogy azok ne okozzanak stresszt. A lényeg, hogy mindent, amit el kell végezned, írj le és tedd be egy megbízható rendszerbe (pl. jegyzetek, alkalmazások), így nem kell folyamatosan a fejedben tartani őket. Ezáltal nyugodtabb és fókuszáltabb leszel, miközben haladsz a feladatokkal.
A “nyeld le a békát” módszer egy egyszerű trükk, amely segít energiával és hatékonysággal indítani a reggelt. A lényege, hogy a legfontosabb, de legkellemetlenebb feladatot – a „békát” –a nap elején végzed el (vagy legalább egy részét). Így a nap hátralévő részében felszabadultabban és könnyedebben fogsz haladni a többi teendővel, hiszen már túl vagy a legnehezebb részen. A módszer szerint érdemes már előző este kiválasztani, melyik feladat lesz a „béka”.
Amint lenyelted a békát, veregesd meg a válladat. És utána? Hogyan szervezd meg a legjobban a nap többi feladatát? Például az ABC módszerrel, mivel ezzel könnyen rendet tehetsz a teendőid között. Fogd a feladatlistádat és kezdj el osztályozni: melyik mennyire fontos? Nézd meg, mi az, ami sürgős, mi passzol a prioritásaidhoz és mi visz közelebb a céljaidhoz. Most jön a varázslat: rangsorold őket! Az „A” kategóriába kerülnek a legfontosabb feladatok – ezekre kell a legtöbb időt szánnod, napi három-négy órát is akár. A „B” feladatok is fontosak, de nem annyira sürgősek, ezekre elég egy-két órát fordítani. A „C” kategóriás feladatok pedig azok, amik kevésbé lényegesek –napi fél óra is bőven elég.
Ehhez hasonló az Eisenhower-mátrix: Ez a módszer segít abban, hogy a feladatokat sürgősség és fontosság szerint osztályozd: ha
- Fontos és sürgős: Azonnal végezd el
- Fontos, de nem sürgős: Tervezd be őket
- Sürgős, de nem fontos: Delegáld őket másnak.
- És végül a nem fontos és nem sürgős: ezeket akár el is hagyhatod
A szalámi módszer lényege, hogy a legnagyobb és legfélelmetesebb feladatokat is kezelhetővé teheted azzal, hogy kisebb, könnyen emészthető darabokra szeleteled őket. Képzeld el, hogy egy hatalmas szalámit próbálsz egyszerre megenni – lehetetlen, igaz? De ha szépen felszeleteled és egyesével fogyasztod el, máris sokkal könnyebb dolgod van. Ugyanez a trükk működik a feladatokkal is. Például, ha egy nagy projektet kell elvégezned, ne az egészet próbáld egyszerre megoldani. Oszd fel kisebb lépésekre: ma elvégzed az egyik részfeladatot, holnap a következőt. Ez a módszer segít abban, hogy ne érezd túlterheltnek magad és a legnagyobb feladatok is sokkal könnyebben kezelhetővé válnak.
A Pomodoro-technika az időt szeleteli fel, nem a feladatokat. A módszer lényege, hogy koncentráltan dolgozol rövid időszakokban – általában 25 percig –, majd 5 perc szünetet tartasz. Négy ilyen ciklus után hosszabb, 15-30 perces pihenőt is megengedhetsz magadnak. Ez a technika segít megőrizni a fókuszt és elkerülni a kiégést, hiszen fenntartod az energiaszinted váltogatva a munkát és a pihenést. Még ha nagyon motivált is vagy, hosszú órákon át tartó intenzív koncentráció nehéz lehet, különösen szellemi munka esetén.
A Parkinson-törvény azt állítja, hogy a feladatok mindig kitöltik a rendelkezésre álló időt. Gondolj csak bele, ha egy házi dolgozatot három nap alatt kell leadnod, akkor kénytelen leszel gyorsan nekilátni és valószínűleg időben be is fejezed. De ha három heted van ugyanarra a feladatra, akkor hajlamos leszel az első héten csak lassan elkezdeni, néha beugrani a könyvtárba, közben pihenőket tartani, a második héten esetleg a vázlatot készíteni és az utolsó pillanatokban megírni az egészet. A lényeg, hogy minél több időt adsz magadnak, annál tovább fogsz halogatni. Ezt a felismerést kihasználhatod, ha szorosabb határidőket szabsz magadnak. Ez a módszer segíthet abban, hogy kevésbé törekedj tökéletességre és rövidebb idő alatt is jó eredményeket érj el.
Ehhez hasonló a Time Boxing technika, ami arra épít, hogy meghatározott időkereteket szabsz egy-egy feladathoz. Például, ha 30 percet szánsz egy e-mail megírására, akkor ezt az időtartamot betartod és utána lezárod a feladatot. Ez segít abban, hogy ne pazarolj túl sok időt egy-egy feladatra és segít elkerülni a halogatást.
A 3. ilyen módszer a kétperces szabály. Ez nagyon egyszerű: ha egy feladat kevesebb mint két percet vesz igénybe, akkor azonnal végezd el. Ez segít elkerülni, hogy apró feladatok halmozódjanak fel és segít gyorsan átlendülni a kisebb akadályokon.
A következő két módszert inkább otthon tudod használ, mint az irodában:
A naplóírás módszer a gondolataid és napi tevékenységeid rendszeres rögzítéséről szól. Segít reflektálni, nyomon követni a fejlődésedet és visszatekinteni az elért eredményeidre és tanulságokra. Képet kaphatsz arról, mi működik jól és min kellene javítanod. A naplóírás strukturált és fókuszált formája hatékony eszköz a személyes fejlődéshez, amit számos sikeres ember, például Bill Gates és Barack Obama is alkalmaz.
A személyes nem-teendő lista A “Not-to-do lista” lényege, hogy összeírod mindazokat a tevékenységeket és szokásokat, amelyek feleslegesen elvonják a figyelmedet és időt pazarolnak. Ilyenek lehetnek például az órákig tartó internetezés, a negatív gondolkodás, vagy az, hogy nem tudsz örülni mások sikereinek. A lista segít abban, hogy tudatosan elkerüld azokat a dolgokat, amelyek nem visznek előre és amelyek hátráltatnak a céljaid elérésében. Az első lépés: írd le három dolgot, amit mostantól nem akarsz csinálni. Ezt a listát tedd olyan helyre, ahol minden nap látni fogod – legyen az a telefonod záróképernyője, a fürdőszobai tükör, vagy az autódban. Így folyamatosan emlékeztetni fog, hogy mi az, amit el kell kerülnöd. Ahogy telik az idő, a lista frissíthető vagy akár el is dobható, amikor már elérted a céljaidat és megszabadultál a nem kívánt szokásoktól.
Az eddig bemutatott módszerek segítenek időt megtakarítani és hatékonyabban dolgozni. Azonban fontos, hogy ne vigyük túlzásba az időgazdálkodást, mert könnyen olyan rendszert építhetünk, amely ahelyett, hogy segítene, inkább korlátozna minket. Ezért most két olyan módszert mutatok, amelyek segítenek figyelembe venni a saját igényeidet is.
Az első a személyes teljesítménygörbéddel kapcsolatos. Mindenkinek máskor a legjobb a teljesítménye a nap során. Van, aki reggel friss, mások este pörögnek és sok embernek délután jön el a fáradtság. Mi lenne, ha néhány hétig figyelnéd, mikor vagy a legaktívabb vagy kreatívabb? Tehát mivel az energiaszinted változik a nap folyamán, így a legnehezebb feladatokat érdemes akkor elvégezni, amikor a legfrissebb vagy, a könnyebb dolgokat pedig hagyhatod a nap későbbi részére.
A másik módszer az időegyensúly modell, ami négy alapvető területre összpontosít: a test és egészség, a munka, a kapcsolatok, valamint az hobbi és kultúra. Ha bármelyik területet elhanyagoljuk, az hosszú távon negatívan befolyásolhatja az életünket. A cél az, hogy mindegyik területre elegendő időt szánjunk, hogy elkerüljük a túlzott fókuszálást egyetlen dologra, mondjuk a munkára. Így akár egy órás esti séta nemcsak az egészségedet javítja, hanem hozzájárul a munkádhoz is, mivel hosszú távon segít megőrizni a fizikai és mentális teljesítőképességedet.
A tervezési szintek módszer lényege, hogy különböző időtávok szerint tervezz:
- Rövid távú tervezés: napi és heti feladatok elvégzésére
- Közép távú tervezés: A hónapokig tartó célok, projekttervek.
- Hosszú távú tervezés: A jövőbeni életcéljaid és nagyobb projektjeid, amelyek egy évet vagy többet is igényelhetnek. Ezzel a módszerrel jól átlátható, hogy mit kell tenned most, hogy elérd a jövőbeli céljaidat.
A fókusz kérdése: Tedd fel magadnak ezt a kérdést: “Mi az az egy dolog, amit ha megcsinálok, a legnagyobb hatással lesz a céljaim elérésére?” Ez segít abban, hogy mindig a legfontosabb feladatra koncentrálj és ne aprózd el az idődet kevésbé fontos dolgokra.
Szintén a céjaid elérésében segít a már említett SMART-formula.
A feladatcsoportosítás lényege, hogy az egyszerű feladatokat egyesítheted egyetlen munkamenetbe, hogy növeld a hatékonyságot. Ha például több telefonhívást kell intézned, vagy több emailt kell megválaszolnod, akkor ne minden egyes hívást vagy e-mailt külön-külön végezd el. Inkább szánj időt arra, hogy egyszerre intézd őket, így kevesebb időt veszítesz az átállásokkal.
A Single-tasking azt jelenti, hogy egyszerre csak egy feladatra koncentrálsz, ahelyett, hogy több dolgot próbálnál egyszerre elvégezni (multitasking). A kutatások szerint a multitasking csökkenti a hatékonyságot, míg az egyetlen feladatra való összpontosítás segít gyorsabban és alaposabban végezni a munkát.
A gyorsolvasás technikája a szövegek gyorsabb feldolgozását segíti elő, miközben megtartod a szöveg megértését. Ez különösen hasznos, ha sok anyagot kell átnézned rövid idő alatt, például e-maileket, cikkeket vagy jelentéseket.
A KonMari módszer a rend és szervezettség növelésére szolgál otthon és munkahelyen. A módszer lényege, hogy csak azokat a tárgyakat tartsd meg, amelyek örömet okoznak, a többitől pedig szabadulj meg. Ez segít csökkenteni a rendetlenséget és javítani a munkakörnyezeted átláthatóságát, ami növelheti a produktivitást.
A VIP lista a legfontosabb személyekkel és tevékenységekkel kapcsolatos feladatok gyűjteménye. Ez a lista segít priorizálni azokat a tevékenységeket, amelyek a legnagyobb hatással vannak a céljaid elérésére, különösen, ha másokkal való együttműködésről van szó.
A Non-zero days elve azt jelenti, hogy minden nap tegyél legalább egy kis lépést a céljaid elérése felé. Még ha csak minimális előrelépés is, az is számít és segít fenntartani a folyamatos haladást, megakadályozva a stagnálást vagy a motiváció elvesztését.
A legfontosabb, hogy a számodra megfelelő eszközöket válasszd ki. Egyszerűen próbáld ki egyik módszert a másik után és ha valami jól működik, akkor ragaszkodj hozzá és építsd be tartósan a mindennapjaidba. Ne félj rugalmasnak lenni. Ha például kipróbálod a Nyeld le a békát módszert, lehet, hogy rájössz, hogy egyszerűen nincs kedved felkelni, ha ilyen szemét vár rád már korán reggel. Akkor próbáld meg, hogy harminc perc helyett csak tíz percig foglalkozol a békával minden nap. Vagy esetleg egy kiadós reggeli után nyeld le a békát. Végül is sokféleképpen megtalálhatod a személyes időgazdálkodásodat. Ha megtalálod a legjobb eszközök megfelelő kombinációját, egyszerre leszel hatékonyabb és nyugodtabb. Azonban cselekedni is kell. Szóval, kezdd el már most használni őket.