Mi a delegálás?
A delegálás az a cselekedet, amikor feladatokat és kezdeményezéseket más csapattagokra ruházol át. Lehet, hogy azért delegálsz munkát, hogy egyenletesebben oszlasd el a felelősséget, vagy mert a feladat vagy kezdeményezés jobban illeszkedik egy másik csapattag prioritásaihoz, készségeihez vagy érdeklődéséhez.
Miért fontos a delegálás?
A munka delegálása két fő okból fontos: a személyes hatékonyság maximalizálása és annak megmutatása, hogy bízol a csapatodban. A csapat együtt erősebb, mint az egyén – hatékony delegálással többet érhettek el együtt, mint egyedül. A sikeres delegálás segít elkerülni a kiégést és a túlterhelést is. Nem a te dolgod az összes munkát elvégezni. Menedzserként az a felelősséged, hogy lásd az összképet és a megfelelő feladatokat a megfelelő emberekre bízd. A delegálási készségek fejlesztése arról szól, hogy megértsd az egyes kezdeményezések kívánt eredményeités a munkát a csapattagok különböző készségei alapján oszd szét.
Mikor delegálj?
Nincs egyetlen egyszerű forgatókönyv arra, mikor kell delegálni a munkát. Általánosságban kérdezd meg magadtól a következő kérdéseket, hogy eldöntsd, érdemes-e delegálni ezt a munkát:
– Ez a munka jobban illeszkedik egy másik csapattag prioritásaihoz?
– Van valaki más, aki rendelkezik a szükséges információval és kontextussal a munka elvégzéséhez?
– Ez a munka lehetőség a másik számára, hogy fejlődjön és új készségeket szerezzen?
– Ez a munka a jövőben ismétlődhet?
– Van időm hatékonyan delegálni ezt a munkát, beleértve a másik személy képzését, kérdéseik megválaszolását és munkájuk felülvizsgálatát?
– Ezt a feladatot nekem személyesen kell elvégeznem (mert nagy hatású vagy üzletkritikus)?
– A kudarc befolyásolná a projekt sikerét?
– Van időnk újra elvégezni a munkát, ha szükséges?
Nem kell minden kérdésre igennel válaszolnod a delegáláshoz. De ezeknek a kérdéseknek a megválaszolása segít azonosítani, mely munkák a legalkalmasabbak a delegálásra.
10 tipp a delegáláshoz
1. Azonosítsd a delegálandó munkát
Nem minden munkát lehet delegálni. Néhány munka stratégiai vagy üzletkritikus és személyes figyelmet igényel. Mielőtt elkezdenéd a munkát delegálni, értékeld a munka fontosságát és a delegálás következményeit.
2. Gyakorold az elengedést
A delegálás nehéz lehet az első alkalommal menedzserek és vezetők számára, mert fontos munkát bíznak mások kezébe. Gyakorold a kisebb feladatok átruházását, mielőtt nagyobb projektekkel próbálkoznál.
3. Tisztázd a prioritásokat
A feladatok prioritásának és nehézségének megértése megkönnyíti a delegálást. A legjobb módja annak, hogy tisztázd a prioritásokat, ha a munkát a csapat és a vállalat céljaihoz kapcsolod.
4. Ismerd meg a csapattagok erősségeit
A hatékony delegálás két elemből áll: olyan munkát delegálsz, amelyhez a csapattagok készségei illenek és lehetőségeket adsz nekik új készségek fejlesztésére.
5. Adj kontextust és útmutatást
Amikor átruházol egy feladatot, biztosítsd, hogy a személy, aki átveszi a feladatot, sikeres legyen. Ez magában foglalja az útmutatást, a határidőt, a munka részleteit és a kívánt eredményt.
6. Fektess be a képzésbe
Lehet, hogy van olyan munka, amit senki más nem tud elvégezni, csak te. De ahelyett, hogy mindig te végeznéd el ezt a munkát, érdemes inkább kiképezni a csapattagokat, hogy ők is el tudják végezni a jövőben.
7. Prioritásként kezeld a kommunikációt és a visszajelzést
A munkadelegálás kiváló lehetőség a kétirányú visszajelzésre és kommunikációra. Biztosítsd, hogy a feladatot átvevő személy tudjon kapcsolatba lépni veled kérdéseivel és rendszeresen tartsatok megbeszéléseket a részletek áttekintéséhez.
8. Az eredményekre fókuszálj
A cél az, hogy a csapattag elvégezze a munkát, nem feltétlenül úgy, ahogy te tennéd. Adj nekik teret, hogy saját módszerükkel dolgozzanak.
9. Bízz, de ellenőrizd
Miután delegáltad a munkát, lépj hátra és adj teret a csapattagnak. Időnként ellenőrizd, hogy szükségük van-e további támogatásra, de mutasd meg, hogy bízol bennük.
10. Adj elismerést, amikor a munka elkészül
Győződj meg róla, hogy a csapattag, aki elvégezte a munkát, megkapja az elismerést. Ez motiválja és segít megőrizni a csapatmorált.
Honnan tudod, hogy túl sokat vállalsz magadra?
Itt egy egyszerű teszt: Ha hirtelen egy hét szabadságra mennél, haladna tovább a csapatod munkája nélküled is? Ha a válaszod “nem” vagy “nem tudom”, akkor valószínűleg túl sok mindent próbálsz magadra vállalni. Ahhoz, hogy jó vezetővé válj, meg kell tanulnod, hogyan bízd másokra a feladatokat. Vedd fontóra még az alábbi extra tippeket a hatékonyabb delegálás érdekében:
- Kezdd azzal, hogy elmagyarázod, miért fontos a munka. Amikor a csapattagok nem értik, miért kell valamit megcsinálniuk, kevésbé fognak törődni vele. Ha viszont elmondod nekik, miért fontos a feladat, hogyan illeszkedik a nagy képbeés miért izgalmas lehetőség számukra, akkor sokkal jobban fognak lelkesedni érte.
- Találd meg az egyensúlyt a bevonódásodban. Fontos, hogy támogasd a csapatodat, de nem szabad túlzottan beleavatkoznod a munkájukba. Ha túl sokat ellenőrzöd őket, az mikromenedzselésnek tűnhet. Ha viszont túl keveset vagy jelen, lemaradhatsz a fontos visszajelzésekről. Beszéld meg velük, milyen gyakran szeretnének visszajelzést kapni.
forrás : Asana