Még több menedzserkönyv összefoglalóját a Menedzser Akadémián találod.
Az eredeti cím: Love ‘Em or Lose ‘Em.
Amikor egy jó munkatárs bejelenti, hogy felmond, a vezető gyakran akkor szembesül először azzal, mennyi minden hiányzott neki a munkájából. A munkatársak megtartása éppen ezért sokkal korábban kezdődik, amikor még van idő megérteni, mitől érzi valaki fontosnak és értékesnek a munkáját. Beverly Kaye és Sharon Jordan-Evans Love ’Em or Lose ’Em című könyve első pillantásra a munkaerő elvándorlásának csökkentéséről szól. Mélyebben azonban azt vizsgálja, hogyan tud egy vezető olyan kapcsolatot kialakítani az embereivel, amelyben szívesen dolgoznak, fejlődnek és hosszabb távon is maradni szeretnének.
Ez különösen fontos azoknak a vállalkozóknak és vezetőknek, akiknek a munkája néhány megbízható ember teljesítményére épül. Könnyű azt gondolni, hogy egy kisebb csapatban mindenki jól ismeri egymást, ezért úgyis látszik, ki elégedett. A napi feladatok elvégzése azonban sokszor elfedi az elégedetlenséget. Egy tapasztalt kolléga távozásával ügyfélkapcsolatok, szakmai tudás és évek alatt kialakult együttműködések is sérülhetnek. Az új ember keresése és betanítása pedig időt vesz el a vezetőtől és a többiektől. A munkatársak megtartása így közvetlenül hat a vállalkozás működésére és eredményességére.
A mű huszonhat vezetői megközelítést rendez az angol ábécé betűi köré. Szó esik a fejlődésről, a tiszteletről, a bizalomról, az elismerésről, az önállóságról és a magánéleti szükségletekről. Ezek a témák összefüggenek: ha megismered, mi fontos az embereidnek, könnyebben tudsz megfelelő lehetőségeket kínálni, ami erősítheti a bizalmukat és az elkötelezettségüket. Ehhez először egy egyszerű vezetői szokást érdemes kialakítani.
A munkatársak megtartása egy jó kérdéssel kezdődik
Amikor valaki távozik, sok cégnél kilépési beszélgetést tartanak. Ilyenkor megkérdezik, miért döntött a felmondás mellett és mit kellett volna másképp csinálni. Az információ hasznos lehet a későbbiekben, de az érintett ember megtartásához gyakran már későn érkezik. Innen ered a könyv egyik legfontosabb módszere, a megtartó beszélgetés: még a felmondás előtt megkérdezni az embereket, miért maradnak és mi késztetné őket távozásra.
Sok vezető ódzkodik ettől. Attól tartanak, hogy a kérdés ötletet ad a távozáshoz, teljesíthetetlen igényeket hoz felszínre vagy túl sok időt vesz igénybe. Pedig a találgatásnak is ára van. Ugyanaz a jutalom az egyik kollégának sokat jelenthet, a másikat alig érdekli. Valaki több pénzt szeretne, más új feladatot vagy nagyobb önállóságot. A vezető akkor tud jól dönteni, ha előbb személyesen megismeri, mire vágyik az adott ember.
A könyvben egy távozó munkatársról csak az utolsó beszélgetésen derült ki, hogy szívesen részt vett volna a vállalat új munkacsoportjaiban. Tovább akart tanulni és szélesíteni a tapasztalatait. A lehetőséget valószínűleg meg lehetett volna teremteni számára, csakhogy korábban senki sem kérdezte meg, mire lenne szüksége. A vezetőnek így akkor jutott tudomására egy viszonylag könnyen teljesíthető kívánság, amikor a döntés már megszületett.
Egy megtartó beszélgetéshez érdemes nyugodt, négyszemközti alkalmat választani. Kérdezd meg, melyik feladatát élvezi legjobban a kollégád, milyen képességeit szeretné gyakrabban használni, mi nehezíti a mindennapjait és miben tudnál neki segíteni. Az is fontos, milyen feltételek mellett képzeli el a jövőjét a csapatban. Hallgasd végig, pontosíts kérdésekkel és térjetek vissza később a megbeszéltekre. A bizalom akkor erősödik, ha a beszélgetésnek látható következménye lesz.
Előfordulhat, hogy valaki olyan fizetésemelést vagy előléptetést kér, amelyet most nem tudsz megadni. Ilyenkor is van értelme a párbeszédnek. Ismerd el, hogy fontos neked a munkatársad, magyarázd el őszintén a korlátokat, vállald a lehetőségek megvizsgálását és kérdezz rá más számára értékes változásokra is. Ha nem tudsz azonnal válaszolni, mondd el, mikor térsz vissza a kérdésre. Egy pontosan megfogalmazott vállalás többet ér, mint egy bizonytalan ígéret.
A módszer másik előnye, hogy időben észreveheted a változó igényeket. Aki néhány éve az előrelépésért vállalt pluszfeladatokat, ma talán több időt szeretne a családjával tölteni. Egy régi beszélgetés válaszai ezért nem helyettesítik a folyamatos érdeklődést. A visszatérő kérdések révén a munkatárs is látja, hogy a vezetője figyel arra, ami számára fontos.
A vezetői kapcsolat a megtartás alapja
A megtartó beszélgetés egy kényelmetlen felismeréshez vezethet: sok elégedetlenség a közvetlen vezető mindennapi viselkedésével függ össze. Természetesen számít a fizetés, a vállalati szabályozás és a munkaerőpiac, de a vezető naponta befolyásolja, hogy az emberek mennyire érzik magukat megbecsültnek. Ő teremthet teret a véleményüknek, ő oszthatja meg a szükséges információkat és ő döntheti el, hogyan reagál a hibákra.
A tisztelet kérdése ezért különösen fontos. Egy kritikus visszajelzés is megfogalmazható úgy, hogy a másik ember megőrizze az önbecsülését. Ha viszont valakit rendszeresen félbeszakítanak, megszégyenítenek vagy levegőnek néznek, idővel könnyen eltávolodik a munkahelyétől. A vezetőnek önmagától is érdemes megkérdeznie, hogyan viselkedik, amikor valaki ellentmond neki, mennyire következetes az ígéreteiben és képes-e elismerni a saját hibáit.
A bizalmat az őszinteség és a figyelmes hallgatás is építi. Az embereknek tudniuk kell, hogyan teljesítenek, mire számíthatnak és mi történik a szervezetben. A rendszeres, tiszteletteljes visszajelzés segít abban, hogy az erősségeiket továbbfejlesszék és időben felismerjék, min szükséges változtatniuk. Ehhez a vezetőnek is nyitottnak kell lennie arra, amit a munkatársai mondanak. Különösen sokat számít, hogy a nehezebb kérdéseket is meg lehessen beszélni anélkül, hogy valaki később hátránytól tartana.
Az elismerés ugyanilyen személyes kérdés. Egy általános dicséret kellemes, de sokkal többet jelenthet, ha pontosan megnevezed, melyik eredményt értékeled és az miért volt fontos. Van, aki nyilvánosan örül az elismerésnek, más inkább négyszemközt szeretné megkapni. A vezető akkor választ jól, ha az adott ember igényeit veszi figyelembe. Az elismerés mellett az őszinte, időben adott visszajelzés is szükséges ahhoz, hogy mindenki értse, milyen irányban fejlődhet tovább.
A kapcsolat minőségét az is alakítja, mennyire könnyen hozzáférhető a vezető. Ha kizárólag a bajok idején beszél a csapatával, a munkatársak egy idő után magukban tartják a kisebb problémákat. Ha rendszeresen érdeklődik és komolyan veszi a válaszokat, könnyebben észleli a feszültségeket. Ez különösen fontos egy gyorsan növekvő vállalkozásban, ahol a vezető figyelme egyre többfelé oszlik.
Fejlődési lehetőség a meglévő munkakörben is
A munkatársak megtartása szempontjából az egyik legerősebb eszköz a fejlődés támogatása. Sokan azért kezdenek új állást keresni, mert úgy érzik, megálltak egy helyben. Ezt könnyű az előléptetés hiányával azonosítani, pedig a fejlődésnek sokféle útja van. Új feladat, más szakterület megismerése, nagyobb felelősség, különleges megbízás vagy mentorálás is gazdagíthatja valaki pályáját. Egy kisebb cégnél különösen fontos felismerni ezeket a lehetőségeket, hiszen ritkán nyílik új vezetői pozíció.
A karrierbeszélgetés során először derítsd ki, miben erős a munkatársad és milyen munkára a legbüszkébb. Oszd meg a saját megfigyeléseidet, majd beszéljetek arról, milyen változások várhatók a szervezetben és milyen képességek lesznek értékesek a jövőben. Ezek alapján közösen keressetek többféle fejlődési irányt és állapodjatok meg néhány konkrét lépésben. Lehet, hogy egy új projekt, egy tapasztalt kollégával való együttműködés vagy a tudás továbbadásának lehetősége jelenti a következő lépcsőt.
Lenore története jól mutatja, miért számít ennyire a vezető érdeklődése. Korábbi főnöke figyelt a fejlődésére és bevonta a vállalati történésekbe, az új vezetője viszont alig foglalkozott a jövőjével. Amikor szervezeti változások kezdődtek, Lenore egyre bizonytalanabbnak érezte a helyzetét, végül elfogadott egy másik állásajánlatot. A távozásakor világossá vált, mennyire hiányzott neki a korábbi támogatás és az, hogy értse, milyen szerepe lehet a vállalat jövőjében.
A fejlődés támogatásához néha el kell engedni valakit egy másik csapatba. Ha a legjobb munkatársad máshol talál számára megfelelő lehetőséget a szervezeten belül, rövid távon elveszítheted a közvetlen segítségét. A vállalat ugyanakkor megtarthatja a tudását és a tapasztalatát. Ha minden belső változást akadályozol, könnyen arra ösztönzöd, hogy végül kívül keresse a következő lépést.
A szakmai érdeklődés mellett az önállóság is meghatározó. A folyamatos ellenőrzés és az apró döntések kézben tartása csökkentheti a kezdeményezőkedvet. Érdemes világosan meghatározni az elvárt eredményt, majd elegendő teret hagyni a megvalósításhoz. A túlhaladott szabályokat is érdemes megkérdőjelezni: kérdezd meg az embereidet, mely előírások akadályozzák feleslegesen a munkájukat és hol lehetne egyszerűsíteni. A nagyobb önállóság a vezetőnek is segítséget jelenthet, mert több figyelme marad a valóban fontos döntésekre.
A mentorálás szintén lehetőség arra, hogy egy tapasztaltabb kolléga átadja a tudását és segítsen eligazodni a szakmai kérdésekben. A vezető maga is betöltheti ezt a szerepet vagy összekötheti a munkatársat valakivel, akitől tanulhat. Már a felvételnél érdemes figyelni arra, mennyire illeszkednek az ember érdeklődési területei a munkakörhöz. A pontosan megfogalmazott elvárások és a reális kép a feladatokról későbbi csalódásokat előzhetnek meg.
A munka és a magánélet egyensúlya
A munkában szerzett örömnek, a közösségnek és a személyes kapcsolatoknak is szerepük van abban, hogy valaki maradni szeretne-e. A vezető segíthet abban, hogy az emberek kapcsolatokat építsenek, együttműködjenek és időnként megünnepeljék a közös eredményeket. A jó hangulat, a humor és a tartalmas feladatok erősíthetik a kötődést. Érdemes azonban észben tartani, hogy az emberek különböznek: ami valakinek közösségi élmény, a másiknak kényelmetlen kötelezettség lehet.
A családi feladatok, az egészség és a pihenés iránti igény különböző életszakaszokban más-más jelentőséget kap. A rugalmas munkaidő vagy az egyéni helyzethez igazított megoldások sokszor többet érnek, mint a vezető feltételezné. Ehhez meg kell kérdezni, mire van szükség és megvizsgálni, mi egyeztethető össze a vállalkozás működésével.
A munka és a magánélet egyensúlya a hosszú távú teljesítményt is befolyásolja. A folyamatos túlterhelés kimerítheti a legelkötelezettebb embert is. A vezetőnek ezért figyelnie kell a fenntartható munkaterhelésre, a pihenés lehetőségére és arra, hogy az emberek számára fontos értékek megjelenhessenek a munkájukban. A jelentéssel bíró feladat és a tisztességes bánásmód sokat számít a mindennapokban. Különösen értékes lehet, ha a vezető idejében felismeri, amikor valakinek a korábban bevált munkarendje már nehezen tartható.
A megtartás költsége és a vezető következő lépése
A fluktuáció üzleti hatását akkor látjuk tisztábban, ha kiszámoljuk a veszteségeket. Egy tapasztalt munkatárs pótlása toborzást, kiválasztást és betanítást igényel, miközben mások viszik tovább a feladatait. Az ügyfélkapcsolatok és a felhalmozott tudás egy része is elveszhet. Érdemes ezért a saját szervezet adataival megvizsgálni, mennyibe kerül egy értékes ember távozása. Így világossá válik, milyen üzleti jelentősége van annak, hogy a munkatársak megtartása tudatos vezetői feladat.
Persze minden pályaváltást nem lehet és nem is kell megakadályozni. Van, akinek egy másik munkahelyen nyílik meg a következő fejlődési lehetőség. A vezető akkor cselekszik felelősen, ha felismeri azokat a távozásokat, amelyek még megelőzhetők, és időben rákérdez arra, ami az embereinek fontos. Ha pedig a pályaváltás elkerülhetetlen, tisztességesen és jó kapcsolatban is el lehet válni egymástól.
A legfontosabb felismerés végül az, hogy a munkatársak megtartása nem egyszeri akció, hanem a mindennapi vezetői figyelem következménye. Holnap hívj meg egy fontos munkatársat egy rövid, nyugodt beszélgetésre, és kérdezd meg tőle: mi az, ami miatt szívesen maradsz, és miben tudnék neked segíteni, hogy még jobban érezd magad nálunk?
A Csak 15 perc podcastot meghallgathatod a Spotifyon és a YouTube-on is.
Kapcsolódó könyvösszefoglalók: Mi motivál valójában? és Mitől mer egy csapat őszintén beszélni?