David Allen: Hatékonyságnövelés stresszmentesen – GTD módszer, könyvösszefoglaló
Stresszmentesen a hatékonyság felé vezető úton – GTD magyarul
Elfoglalt vagy vagy sokszor érzed úgy, hogy a teendők csak tornyosulnak körülötted? A hatékony munkavégzés, a szervezettség és a prioritások meghatározása segít, hogy ne kapj bele mindenbe és elkerüld a túlterheltség csapdáját. David Allen, a GTD (Getting Things Done) módszertan megalkotója több évtizedes coaching- és tréningmunkája során több ezer emberrel dolgozott együtt. Tapasztalatai alapján rájött, hogy a stressz leggyakrabban abból fakad, hogy az emberek nem megfelelően kezelik az általuk elvállalt feladatokat. Ekkor alkotta meg a GTD módszert, amit most te is megismerhetsz megadva magadnak az esélyt, hogy szervezettébbé válj, csökkentsd a stresszt a munkahelyeden és hogy hatékonyabban irányítsd a teendőidet.
A szellemi munkát végzők sokszor töltik a napjaikat azzal, hogy egyszerre több tucat feladattal és projekttel zsonglőrködnek, miközben folyamatosan újakkal bombázzák őket. A legtöbb ember megpróbálja “fejben tartani” a fontos információkat, találkozókat és közelgő feladatokat, hogy lépést tudjon tartani ezzel a rohamléptékkel. Sajnos, ez a módszer elpazarolja az agy nagyszerű gondolkodási képességét azzal, hogy egy csomó haszontalan információval tölti meg azt. Ha mindent megpróbálsz megjegyezni, végül azt nehezíted meg , hogy az éppen aktuális munkádra koncentrálj, mert az agyad folyamatosan próbálja megoldani az összes olyan problémát és feladatot, amit még nem fejeztél be. Ezek olyan nyitott tételek, amelyeket még nem zártál le, így az agyad újra és újra előveszi őket, akár akarod, akár nem. Itt jön a képbe a Getting Things Done (GTD).
Hogyan szabadulj meg a feldolgozatlan gondolatoktól és koncentrálj a feladataidra
David Allen szerint a produktivitáshoz olyan mentális térre van szükség, amelyet nem terhelnek folyamatosan a befejezetlen vállalások. A GTD ezért azt javasolja, hogy a feladatokat és ötleteket ne a rövid távú emlékezetben próbáljuk őrizni, hanem megbízható külső rendszerben rögzítsük. Ha pontosan megnevezzük a következő teendőt és tudjuk, hol követjük nyomon, könnyebb egyetlen feladatra összpontosítani.
Leggyakrabban azért van valami a fejedben, mert azt akarod, hogy másképp legyen, mint ahogy jelenleg van …. és mégis: ha nem tisztáztad pontosan, hogy mi a kívánt eredmény; nem döntötted el, hogy mi a legközelebbi fizikai cselekvési lépés; és/vagy nem helyeztél el emlékeztetőket az eredményről és a szükséges cselekvésről egy olyan rendszerben, amelyben megbízol, akkor kezdődik a probléma. Hangsúlyozza továbbá a feladatok fontossági és sürgősségi szintjük alapján történő rangsorolásának, valamint a feladatok nyomon követésére szolgáló rendszer használatának fontosságát, azaz rendszeresen ellenőriznünk kell feladatainkat és céljainkat, hogy fókuszáltak maradjunk és haladjunk előre.
A hatékony munkafolyamatok öt szakasza
A GTD módszer alapja, hogy a hatékony munkafolyamatoknak öt szakasza van: összegyűjteni, feldolgozni, rendszerezni, felülvizsgálni és elvégezni.
– A Gyűjtés szakaszában az a cél, hogy összegyűjtsük az összes feladatot, amit be szeretnénk fejezni. Az ehhez szükséges eszköz lehet papír alapú , applikáció, hangrögzítés, emial, bármi, de a lényeg, hogy csak 1-2 -t használj csak és azt rendszeresen ürítsd is ki. Mindent rögzítsünk, ami eszünkbe jut, függetlenül attól, hogy milyen kicsinek vagy jelentéktelennek tűnik, hogy elkerüljük a mentális zűrzavart. Allen szerint általában egy-hat órát vesz igénybe, amíg mindent összegyűjtünk és nagyon fontos, hogy a gyűjtést befejezzük, mielőtt a “feldolgozás” és a “rendszerezés” fázisok elkezdődik. Bár az ember kísértésbe esik, hogy a gyűjtés közben elkezdje a feldolgozást is, fontos, hogy ne tegye ezt. Először is, így lehet érzékelni, hogy mennyi minden van a listán. Másodszor, azonosíthatóvá válik az “alagút vége”. Harmadszor, az ember nem tudja olyan hatékonyan feldolgozni a dolgokat, ha elvonja a figyelmét az a tudat, hogy még mindig van mit összegyűjteni. Allen figyelmeztet, hogy az ember szoronghat, amikor először meglátja, mennyi milyen hosszú a tennivalók listája de ez természetes. Végül, ha a gyűjtési fázis befejeződött, mielőbb lépjünk tovább a feldolgozás fázisára, mivel ha túl sokáig hagyjuk a dolgainkat az első szakaszban, akkor hajlamosak leszünk halogatni a további fázisokat.
– A feldolgozás szakaszban az összegyűjtött elemeket feldolgozzuk a következő kérdés megválaszolásával: Pontosan mi a feladat? Fel tudjuk bontani további, kisebb lépésekre?
Ha megneveztük pontosan a feladatot, nézzük meg, hogy :Megvalósítható-e?
Ha nem megvalósítható, akkor három lehetőség van:
1, Már nincs is rá szükség, tehát dobd ki
2, Most nem szükséges semmit tenni, de később van rá esély, ezért egy emlékeztő beállításával tedd az “elhalasztandó” mappába
3, Az elem potenciálisan hasznos információ, amelyre később szükség lehet , ezért a un. referencia mappába kerül.
Ha megvalósítható, akkor a következőt kell tenned: Megnézni, hogy cselekvés kevesebb mint két percet vesz-e igénybe. Ha igen, akkor tedd meg most azonnal. Ha a művelet két percnél tovább tart, kérdezd meg magadtól: “Én vagyok a megfelelő személy erre a feladatra?”. Ha a válasz nem, akkor delegáld a megfelelő személyre. Ha két percnél tovább tart és te vagy a megfelelő személy a végrehajtására, akkor tekintsd ezt egy projektnek (tehát olyan dolognak, ami egynél több cselekvési lépést igényel) és tedd be az un. projekttervedbe.
Allen iránymutatásokat ad a hatékony feldolgozáshoz. Először is a legfontosabb tételt dolgozd fel. Állj ellen a késztetésnek, hogy először a legsürgősebb, legszórakoztatóbb vagy legérdekesebb elemet vedd elő. Másodszor, egyszerre csak egy elemet dolgozz fel. Ez a fókuszálás kikényszeríti a figyelmet és a döntéshozatalt. Végül pedig soha ne tegyél vissza semmit az első szakaszba.
– A felülvizsgálat szakasz azt jelenti, hogy minden héten szánj időt a feladatlista karbantartása. Áttekintheted az elért eredményeket, frissítheted a listáid, átnézheted a jegyzeteidet, meghatározhatod a jövő heti prioritásokat, kipipálhatod a megoldott részfeladatokat, esetleg új részfeladatokkal kibővítheted az összetettebb feladatokat vagy bármi mást tehetsz, ami segíthet abban, hogy tisztán, nyugodtan és összpontosítva vágj neki a következő hétnek. Például minden péntek délután célzottan szánj időt erre.
-Az utolsó szakasz az elköteleződés. Ez magában foglalja a feladatainkkal és projektjeinkkel kapcsolatos cselekvést és a feladatra való összpontosítást. Allen hangsúlyozza annak fontosságát, hogy egyszerre csak egy feladatra koncentráljunk és amennyire csak lehetséges, kerüljük a zavaró tényezőket és a megszakításokat.
Mi alapján cselekszünk?
A szerző hangsúlyozza, hogy világos jövőképünk és küldetésünk legyen az életünkre vonatkozóan és hogy céljainkat és feladatainkat ehhez a jövőképhez és küldetéshez igazítsuk.
Az agy öt lépést használ a legtöbb feladat elvégzéséhez és ez a természetes tervezési modell a leghatékonyabb a projekttervezésben is, ezek:
- meghatározni a célt
- látni a lehetséges végeredményt hozzá
- kitalálni, hogy lehet megvalósítani
- megszervezni és meghatározni a soron következő lépést
- majd cselekedni.
A pillanatnyi cselekvések kiválasztásának négy kritériumos modellje a kontextus, a rendelkezésre álló idő, a rendelkezésre álló energia és a prioritás kritériumait használja a döntéshozatalhoz
Ezek a kérdések segíthetnek:
- Tisztáztad-e a projekted elsődleges célját és közölted-e mindenkivel, akinek tudnia kell róla?
- Elképzelted-e már a sikert és végiggondoltad-e az összes innovatív dolgot, ami a siker elérésével járhat?
- Minden lehetséges ötletet megnéztél? – mindent, amit figyelembe kell venned, ami befolyásolhatja az eredményt?
- Azonosítottad kulcsfontosságú mérföldköveket és a teljesítendő feladatokat, milyen kockázatok és akadályok merülhetnek fel, ki miért felelős?
Kísérletezz különböző eszközökkel és technikákkal, hogy megtaláld, mi működik a legjobban számodra (személyes megjegyzés: nekem a Trello és Onenote applikációk) Ahhoz, hogy a legtöbbet hozhasd ki a GTD-rendszerből, fontos, hogy beiktasd azt a napi rutinodba és munkafolyamataidba. Allen kitér módszertanának pszichológiai aspektusaira, amelyek lényegében megmagyarázzák, miért működik olyan jól az eljárás. Azt mondja, hogy az emberek rosszul érzik magukat attól, ha valamit nem fejeznek be, mert azt érzik, hogy megszegték a saját magukkal kötött megállapodásukat. Illetve “A szorongás és a bűntudat érzése nem attól jön, hogy túl sok a tennivaló; ez az önmagukkal kötött megállapodások megszegésének automatikus következménye.” Ez pedig ahhoz vezet, hogy csökken az illető hite saját magában. Ennek orvoslására három választási lehetőséget javasol: ne kössék meg a megállapodást, egészítsék ki a megállapodást , vagy tárgyalják újra a megállapodást saját magukkal.
A könyv fontos gondolatai saját szavakkal: a nyitott ügyek lezárása mentális energiát szabadíthat fel. A homályos feladatok nyomasztóbbnak tűnnek, ezért érdemes pontosítani a kívánt eredményt és a következő lépést. Ha tisztán látod, merre tartasz és mi fontos számodra, könnyebb eldönteni, mire fordíts figyelmet.
A cselekvésről szóló döntések halogatása szükségtelen stresszt okozhat. A tudatos figyelem egyszerre csak egy feladatra irányítható igazán, ezért a GTD a következő lépés tisztázását és a figyelem szándékos irányítását hangsúlyozza.
Végső összefoglaló:
A GTD egy konkrét és hatékony, ötlépcsős folyamatot követve visszanyerheted az irányítást az életed felett lévő dolgok felett: Ne tartsd az összes tennivalót, döntést, információt a fejedben hanem jegyezd le őket. Ezután rendszerezd őket, rendszeresen vizsgáld felül, ürítsd ki és cselekedj.
A többi könyvösszefoglalót ezen a linken éred el