Könyvösszefoglaló
Eredeti mű szerzője: David Allen
Allen több évtizedes coaching- és tréningmunkája során több ezer emberrel dolgozott együtt és arra jött rá, hogy a stressz a legtöbb esetben abból ered, hogy az emberek az általuk elvállalt feladatokat nem megfelelően kezelik. Ekkor alkotta meg a GTD módszert, ami az angol Getting things done kezdőbetűiből tevődik össze.
A szerző, hangsúlyozza hogy a produktivitás érdekében olyan tiszta elmére van szükség, amely mentes azoktól a kötelezettségektől, feladatoktól és egyéb dolgoktól, amelyeket az egyén elvállal, de befejezetlen marad és ez a tudattalattiját terheli . A személyi számítógép RAM memóriájával példálózik, miszerint a túl sok “dolog”, amit az ember rövid távú memóriájában tárol, ki tudja ütni a biztosítékot. “Az elméd arra való, hogy ötleteid ott szülessenek meg, nem pedig arra, hogy megtartsd őket.”
Azt állítja, hogy amikor az agyunk tele van feldolgozatlan gondolatokkal és feladatokkal, kevésbé tudunk koncentrálni, és hajlamosabbak vagyunk a stresszre és a túlterheltségre. Ezzel szemben, ha megnevezzük pontosan, hogy mi az amit el kell végeznünk, és ezek a feladataink le vannak valahová rögzítve, és van egy stratégiánk a feladataink kidolgozására, akkor felszabadul a mentális tér, és az adott feladatra tudunk koncentrálni. Ez nem azt jelenti, hogy az elméd üres lesz. Ha tudatos vagy, az elméd mindig valamire összpontosít. De ha egyszerre csak egy dologra koncentrál , akkor nem leszel frusztrált.
Leggyakrabban azért van valami a fejedben, mert azt akarod, hogy másképp legyen, mint ahogy jelenleg van, és mégis: ha nem tisztáztad pontosan, hogy mi a kívánt eredmény; nem döntötted el, hogy mi a legközelebbi fizikai cselekvési lépés; és/vagy nem helyeztél el emlékeztetőket az eredményről és a szükséges cselekvésről egy olyan rendszerben, amelyben megbízol, akkor kezdődik a probléma. Hangsúlyozza továbbá a feladatok fontossági és sürgősségi szintjük alapján történő rangsorolásának, valamint a feladatok nyomon követésére szolgáló rendszer használatának fontosságát, azaz rendszeresen ellenőriznünk kell feladatainkat és céljainkat, hogy fókuszáltak maradjunk és haladjunk előre.
A GTD módszer alapja, hogy a hatékony munkafolyamatoknak öt szakasza van: összegyűjteni, feldolgozni, rendszerezni, felülvizsgálni és elvégezni.
– A Gyűjtés szakaszában az a cél, hogy összegyűjtsük az összes feladatot, amit be szeretnénk fejezni. Az ehhez szükséges eszköz lehet papír alapú , applikáció, hangrögzítés, emial, bármi, de a lényeg, hogy csak 1-2 -t használj csak és azt rendszeresen ürítsd is ki. Mindent rögzítsünk, ami eszünkbe jut, függetlenül attól, hogy milyen kicsinek vagy jelentéktelennek tűnik, hogy elkerüljük a mentális zűrzavart. Allen szerint általában egy-hat órát vesz igénybe, amíg mindent összegyűjtünk és nagyon fontos, hogy a gyűjtést befejezzük, mielőtt a “feldolgozás” és a “rendszerezés” fázisok elkezdődik. Bár az ember kísértésbe esik, hogy a gyűjtés közben elkezdje a feldolgozást is, fontos, hogy ne tegye ezt. Először is, így lehet érzékelni, hogy mennyi minden van a listán. Másodszor, azonosíthatóvá válik az “alagút vége”. Harmadszor, az ember nem tudja olyan hatékonyan feldolgozni a dolgokat, ha elvonja a figyelmét az a tudat, hogy még mindig van mit összegyűjteni. Allen figyelmeztet, hogy az ember szoronghat, amikor először meglátja, mennyi milyen hosszú a tennivalók listája de ez természetes. Végül, ha a gyűjtési fázis befejeződött, mielőbb lépjünk tovább a feldolgozás fázisára, mivel ha túl sokáig hagyjuk a dolgainkat az első szakaszban, akkor hajlamosak leszünk halogatni a további fázisokat.
A következő szakaszban az összegyűjtött elemeket feldolgozzuk a következő kérdés megválaszolásával: Pontosan mi a feladat? Fel tudjuk bontani további, kisebb lépésekre?
Ha megneveztük pontosan a feladatot, nézzük meg, hogy Megvalósítható-e?
Ha nem megvalósítható, akkor három lehetőség van:
1, Már nincs is rá szükség, tehát dobd ki
2, Most nem szükséges semmit tenni, de később van rá esély, ezért egy emlékeztő beállításával tedd az “elhalasztandó” mappába
3, Az elem potenciálisan hasznos információ, amelyre később szükség lehet , ezért a un. referencia mappába kerül.
Ha megvalósítható, akkor a következőt kell tenned: Megnézni, hogy cselekvés kevesebb mint két percet vesz-e igénybe. Ha igen, akkor tedd meg most azonnal. Ha a művelet két percnél tovább tart, kérdezd meg magadtól: “Én vagyok a megfelelő személy erre a feladatra?”. Ha a válasz nem, akkor delegáld a megfelelő személyre. Ha két percnél tovább tart és te vagy a megfelelő személy a végrehajtására, akkor tekintsd ezt egy projektnek (tehát olyan dolognak, ami egynél több cselekvési lépést igényel), és tedd be az un. projekttervedbe.
Allen iránymutatásokat ad a hatékony feldolgozáshoz. Először is a legfontosabb tételt dolgozd fel. Állj ellen a késztetésnek, hogy először a legsürgősebb, legszórakoztatóbb vagy legérdekesebb elemet vedd elő. Másodszor, egyszerre csak egy elemet dolgozz fel. Ez a fókuszálás kikényszeríti a figyelmet és a döntéshozatalt. Végül pedig soha ne tegyél vissza semmit az első szakaszba.
– A felülvizsgálat szakasz azt jelenti, hogy Minden héten szánj időt a feladatlista karbantartása. Áttekintheted az elért eredményeket, frissítheted a listáid, átnézheted a jegyzeteidet, meghatározhatod a jövő heti prioritásokat, kipipálhatod a megoldott részfeladatokat, esetleg új részfeladatokkal kibővítheted az összetettebb feladatokat vagy bármi mást tehetsz, ami segíthet abban, hogy tisztán, nyugodtan és összpontosítva vágj neki a következő hétnek. Például minden péntek délután célzottan szánj időt erre.
–Az utolsó szakasz az elköteleződés. Ez magában foglalja a feladatainkkal és projektjeinkkel kapcsolatos cselekvést, és a feladatra való összpontosítást. Allen hangsúlyozza annak fontosságát, hogy egyszerre csak egy feladatra koncentráljunk, és amennyire csak lehetséges, kerüljük a zavaró tényezőket és a megszakításokat.
Szintén hangsúlyozza, hogy világos jövőképünk és küldetésünk legyen az életünkre vonatkozóan, és hogy céljainkat és feladatainkat ehhez a jövőképhez és küldetéshez igazítsuk.
A szerző azt állítja, hogy az agy öt lépést használ a legtöbb feladat elvégzéséhez, és hogy ez a természetes tervezési modell a leghatékonyabb a projekttervezésben is, ezek: meghatározni a célt, látni a lehetséges végeredményt hozzá, kitalálni, hogy lehet megvalósítani, megszervezni és meghatározni a soron következő lépést… majd cselekedni. A pillanatnyi cselekvések kiválasztásának négy kritériumos modellje a kontextus, a rendelkezésre álló idő, a rendelkezésre álló energia és a prioritás kritériumait használja a döntéshozatalhoz
Ezek a kérdések segíthetnek:
Tisztáztad-e a projekted elsődleges célját, és közölted-e mindenkivel, akinek tudnia kell róla?
Elképzelted-e már a sikert, és végiggondoltad-e az összes innovatív dolgot, ami a siker elérésével járhat?
Minden lehetséges ötletet megnéztél? – mindent, amit figyelembe kell venned, ami befolyásolhatja az eredményt?
Azonosítottad kulcsfontosságú mérföldköveket és a teljesítendő feladatokat, milyen kockázatok és akadályok merülhetnek fel, ki miért felelős?
Kísérletezz különböző eszközökkel és technikákkal, hogy megtaláld, mi működik a legjobban számodra (személyes megjegyzés: nekem a Trello és Onenote applikációk) Ahhoz, hogy a legtöbbet hozhasd ki a GTD-rendszerből, fontos, hogy beiktasd azt a napi rutinodba és munkafolyamataidba. Allen kitér módszertanának pszichológiai aspektusaira, amelyek lényegében megmagyarázzák, miért működik olyan jól az eljárás. Azt mondja, hogy az emberek rosszul érzik magukat attól, ha valamit nem fejeznek be, mert azt érzik, hogy megszegték a saját magukkal kötött megállapodásukat. Illetve – – “A szorongás és a bűntudat érzése nem attól jön, hogy túl sok a tennivaló; ez az önmagukkal kötött megállapodások megszegésének automatikus következménye.” Ez pedig ahhoz vezet, hogy csökken az illető hite saját magában. Ennek orvoslására három választási lehetőséget javasol: ne kössék meg a megállapodást, egészítsék ki a megállapodást , vagy tárgyalják újra a megállapodást saját magukkal.
Néhány fontos mondat a könyvből:
– “Az egyik legjobb módja az energiánk növelésének, ha lezárunk néhány nyitott kérdést, feladatot..”
– “Ha nem vagy teljesen biztos abban, hogy mi a feladatod, mindig nyomasztónak fogod érezni.”
– “Ha nem vagy biztos benne, hogy hová tartasz, vagy mi az, ami igazán fontos számodra, akkor azt fogod érezni, hogy sosem fogsz eleget tudni.”
– „Ha arra koncentrálsz: Mi a következő lépés?, akkor növekszik az energia, a termelékenység, a tisztánlátás és a fókusz.”
– “A cselekvésre vonatkozó döntések elkerülése vagy az utolsó pillanatra hagyása felesleges stresszt okoz.”
– “Tudatos figyelmedet egyszerre csak egy dologra fordíthatod.”
Végső összefoglaló: A szellemi munkát végzők sokszor töltik a napjaikat azzal, hogy egyszerre több tucat feladattal és projekttel zsonglőrködnek, miközben folyamatosan újakkal bombázzák őket. A legtöbb ember megpróbálja “fejben tartani” a fontos információkat, találkozókat és közelgő feladatokat, hogy lépést tudjon tartani ezzel a rohamléptékkel. Sajnos, ez a módszer elpazarolja az agy nagyszerű gondolkodási képességét azzal, hogy egy csomó haszontalan információval tölti meg azt. Ha mindent megpróbálsz megjegyezni, végül azt nehezíted meg , hogy az éppen aktuális munkádra koncentrálj, mert az agyad folyamatosan próbálja megoldani az összes olyan problémát és feladatot, amit még nem fejeztél be. Ezek olyan nyitott tételek, amelyeket még nem zártál le, így az agyad újra és újra előveszi őket, akár akarod, akár nem. Itt jön a képbe a Getting Things Done (GTD).
Egy konkrét és hatékony, ötlépcsős folyamatot követve visszanyerheted az irányítást az életed felett lévő dolgok felett: Ne tartsd az összes tennivalót, döntést, információt a fejedben hanem jegyezd le őket. Ezután rendszerezd őket, rendszeresen vizsgáld felül, ürítsd ki és cselekedj.
A többi könyvösszefoglalót ezen a linken éred el