193662843 189108105

Rory Vaden: Elnapolás / halogatás célzottan, avagy  5 mód, amivel megsokszorozhatod az idődet

Írta : Lea Schullery, Quick read

A mai rohanó világban e-mailekkel, telefonhívásokkal és megbeszélésekkel bombáznak minket, amelyek órákat vesznek el a mindennapjainkból. Ha ehhez hozzávesszük az olyan személyes kötelességeinket, mint a főzés, az étkezés, a takarítás , csekkek befizetése, akkor azt fogjuk tapasztalni, hogy a napunk nagy részét olyan feladatokkal töltjük, amelyek egyáltalán nem járulnak hozzá a jövedelmünk gyarapításához.  A nap végén fáradtnak, túlhajszoltnak és stresszesnek érezzük magunkat. Mit tehetünk hát? Szerencsére van egy egyszerű megoldás. Rory Vaden forradalmi megközelítést mutat be az idő és a feladatok kezelésével kapcsolatban, és betekintést nyújt abba, hogy a sikeres emberek hogyan kezelik a saját idejüket és a pénzüket. Ha felismered, hogy az időd értékes, akkor kiiktathatod, automatizálhatod,  delegálhatod és tudatosan későbbre halaszthatod a feladatokat, így maximalizálhatod az idődet olyan módon, hogy pénzt keress. A szerző arra hívja fel a figyelmet, hogy ne panaszkodj többé, hogy mennyire elfoglalt vagy.

Néha azon kapjunk magunkat, hogy lehet, hogy 168 óránk van egy héten, és mégsem tudunk mindent elvégezni? Hogy van az, hogy a sikeres embereknek van idejük arra, hogy sikeresek legyenek? Rory Vaden szerint azért, mert a sikeres emberek másképp gondolkodnak  és nem azért, mert így akarják, hanem mert muszáj. Vaden a sikeres embereket “Multiplikátoroknak” nevezi, akik felismerték, hogy a magasabb szintű eredmények eléréséhez egy magasabb szintű gondolkodásra van szükség.

Nézzünk meg egy adott napot. Felkelsz, elkészülsz, elintézed a dolgaidat, elvégzed a házimunkát, kifizeted a számlákat, főzöl, eszel, és lefekszel. Ezek a feladatok önmagukban akár napi öt órát is igénybe vehetnek. A Newsweek tanulmánya kimutatta, hogy az emberek naponta akár egy órát is eltöltenek azzal, hogy egyszerűen csak keresgélnek!  Ebben a 6 órában még nincsenek is benne a munka jellegű feladatok. Mennyi időt töltesz e-mailek küldésével? Megbeszéléseken ülve? Egy nemrégiben készült tanulmány szerint egy átlagos vezető 116 e-mailt kap egyetlen nap alatt. A mai társadalomban azonban az e-mailek aligha számítanak a kommunikáció  legfőbb módjának, hisz ott vannak a szöveges üzenetek, csetek, konferenciahívások, megbeszélések és a közösségi média, amelyek naponta több órát vesz el az időnkből.

A dolgozó szakemberek számára teljesen megszokott, hogy naponta több mint három órát töltenek el alapvető rutintevékenységekkel, mielőtt valódi munkát végeznének. És mi eredmény? A halogatás egy új formája, amely gyilkos méhrajként lepi el a munkahelyeket. Ez a halogatás számos problémát okoz, többek között az innováció elfojtását, az alkalmazottak fluktuációját, a kiégést, a félreérthető kommunikáció állandósultságát, a sikertelen projekteket és a határidők elmulasztását,  az alkalmazottaink elkötelezetlenségét és kihasználatlanságát, a potenciál elpazarlását,   valamint a stressz és a szorongás növekvő kultúráját. Ezek a problémák évente dollármilliókba kerülnek a cégeknek. Hogyan lehet tehát produktívabbá válni?

 Nos, az első lépés az, hogy ne panaszkodj többet arról, hogy mennyire elfoglalt vagy. Például a szerző sokáig  büszkélkedett azzal, hogy mennyire elfoglalt, és a hogylétét firtató kérdésekre állandóan azt a tipikus választ adta, hogy mennyire túlterhelt.  Az elfoglaltságot ugyanis a sikerrel azonosította, de egy nap rájött, hogy tévedett.   Felismerte, hogy a körülötte lévő sikeres emberek soha nem panaszkodtak a sok feladat miatt, amit el kellett végezniük.  Amikor megkérdezte az egyikőjüket, hogy miért nem panaszkodik soha, hogy mennyi dolga van, azt a választ kapta :  “Elérsz egy pontot, amikor rájössz, hogy fölösleges arra energiát fecsérelni , hogy másoknak elmondd vagy akár csak gondolkozz azon, hogy mennyire elfoglalt vagy.   Egyszer eljutsz erre a pontra, hogy az energiáid az elvégzendő dolgaidra használd, ahelyett, hogy azon aggódnál, hogy meg kell tenned őket.”

Priorizáld a feladataidat és nézd meg, mi a te személyes felelőséged velük kapcsolatban és  meglátod, hogy nem fogod túlterhelni a napjaidat olyan feladatokkal, amelyek nem illenek hozzád. Ne hagyd, hogy a problémák áldozata legyél, ehelyett döntsd el, hogy  mit kezdesz az időddel. 

Első mód : Feladatok kiiktatása

Hogy érzed magad, amikor áthúzol egy feladatot a teendőlistádon? Úgy érzed, hogy teljesítetted, igaz? Emberként szeretjük ezt az érzést, de sajnos emiatt azon kapjuk magunkat, hogy alantas feladatokat írunk a tennivalóink listájára, csak azért, hogy elégedettséget érezzünk, hogy valamit elvégeztünk. A multiplikátorok nem így gondolkodnak.

Ők nem egyszerűen a feladatokra, hanem az eredményekre összpontosítanak. Megértik, hogy a sikert nem az elvégzett feladatok mennyiségével mérik, hanem azzal, hogy azok mennyire jelentősek. Kezdd megsokszorozni a saját idődet azzal, hogy pár dolgot kiiktatsz a napi feladataidból. Például :  a tévénézés. Egy átlagos amerikai hetente több mint 34 órát néz tévét, így az életéből körülbelül kilenc évet tölt egyszerűen a tévé előtt elpazarolva. A másik nagy időpazarlás a nem releváns meetingeken való részvétel. A salary.com felmérése szerint a válaszadók 47 százaléka szerint a meetingek jelentik számukra a legnagyobb időpazarlást. Ha kapsz egy meeting meghívót, akkor tegyél fel két kérdést magadnak: Tényleg nekem is meg kell ismernem az elhangzottakat?  kell-e bármilyen döntést hoznom majd a meeting során?   Ha mindkét kérdésre nem a válasz, akkor gondold át, tényleg szeretnéd-e az idődet erre fordítani. 

További időpazarlás a már egyszer meghozott döntések felülvizsgálata, túl hosszú e-mailek megírása ( ehelyett már a személyes megbeszélés a preferált), mások munkájának elvégzése, pletykálkodás vagy akár a túlzott önkéntesség. 

2. mód : Automatizálás

Valószínűleg hallottad már a kifejezést, hogy “az idő pénz”, igaz? Hány órát töltesz azzal, hogy ugyanazt a feladatot ismétled újra és újra? Például Számlák befizetésével? E-mailek küldésével? Az ilyen feladatok könnyen automatizálhatók és Szintén sok időt tudsz spórolni velük. Pédául csak pár órába telik és egyszer kell elvégezni,  hogy beállítod a számláid automatikus fizetését, hosszú távon időt takarítsz meg. Nézd meg, hogy mit tudsz még így automatizálni.  

3. mód Delegálás: 

Úgy gondolod, hogy a feladatok gyorsabban elkészülnek, ha  te magad végzed el őket? Sajnos ez a fajta gondolkodásmód nem teszi lehetővé, hogy kihasználd a delegálásban rejlő lehetőségeket. Pedig ha nem tudod kiiktatni  vagy automatizálni a napi tevékenységeket, akkor a delegálás kiváló módja annak, hogy időt takaríts meg. Gondolj végig minden feladatot, amit te magad csinálsz, de el lehetne mással  is végeztetni! Az excel táblázatok kitöltésétől a takarításig , vasalásig, mindig vannak olyan feladatok, amelyeket átadhatsz egy másik személynek.

Bár a delegálás az átlagember számára drágának tűnhet, elvégre senki sem fog ingyen dolgozni, egy multiplikátor azonban felismeri, hogy az idő is pénz és Nem lehet mindent egyedül megcsinálni.  Természetesen eleinte nem biztos, hogy az, akit megbíztál, olyan hatékonyan végzi el a feladatot, mint te. De Ez  csak azt jelenti, hogy hagynod kell neki időt a betanulásra és elfogadnod, hogy az eredmény nem lesz tökéletes. 

4. mód : Időzítés jelentősége :

Milyen gyakran hagyod a dolgokat az utolsó pillanatra? Sokszor Azon kapjuk magunkat, hogy már megint halogatunk, amikor bizonyos feladatok elvégzése egyáltalán nem érdekel. A szerző szerint azonban ez nem mindig rossz dolog. Valójában, amikor nem tudunk feladatokat kiiktatni,  automatizálni vagy delegálni akkor itt az ideje a feladatot elhalasztani… de nem úgy, ahogy te a halogatást elképzelnéd. Nézd meg a horgászokat, leggyakrabban kora reggel mennek ki a tóra, mivel jellemzően akkor harapnak a halak. Tehát nem feltétlenül arról van szó, hogy az utolsó pillanatig kell várni bizonyos dolgok elvégzésével, hanem arról, hogy ki kell várni a legmegfelelőbb pillanatot. 

Amikor egy új feladat felmerül, először azt a kérdést kell feltenned magadnak, hogy ezt most kell-e megcsinálni, vagy később is ráér. Ha később is elvégezhető, akkor tedd félre. A szerző  úgy gondolja, hogy vannak olyan dolgok, amiket nem érdemes túl korán elkezdeni és az a legjobb, ha megvárod a megfelelő pillanatot, hogy elkerüld a fölösleges időpazarlást.

Tegyük fel például, hogy egy  értékesítő megrendelést kap egy termékre, amelynek szállítása néhány hét múlva esedékes, de ő azonnal becsomagolja. Mi van azonban, ha az ügyfél másnap módosítani vagy törölni szeretné a megrendelést?  Ebben az esetben, a kicsomagolás is plusz időt vesz igénybe.

Számos módja van annak, hogy elhalassz dolgokat és bölcsen használd az idődet, hogy pénzt takaríts meg. A legjobb módja ennek az, ha csoportosítod a munkádatt. Ha hasonló feladatokat egy időben végzel, sokkal hatékonyabban tudod elvégezni a őket, mintha váltogatnál a különböző típusú feladatok között. A munka csoportosításának néhány módja, például egyidőben végzed az e-mailek megválaszolását, telefonhívások lebonyolítását, ilyen az adminisztáció, a bevásárlás és a számlák befizetése is. Lehet, hogy aggódsz amiatt, hogy nem válaszolsz azonnal az e-mailekre, de ez csupán a saját aggodalmad és bizonytalanságod, az e-mailek várhatnak! Vagen szerint nagyon fontos megérteni, mekkorra jelentősége van a türelemnek  és az időzítésnek.

5. mód  Óvd az idődet koncentrálással

Honnan tudod, hogy melyik feladatot kell elvégezni? Honnan tudod, hogy hova összpontosítsd az energiádat? Nos, tanulhatunk egy-két dolgot a földművestől, aki az aratási szezonban dolgozik, ugyanis ebben az időszakban akár napi 18 órát is dolgozhat, és nem engedheti meg magának, hogy megbetegedjen, vagy akár szünetet tartson. A megfelelő időben történő terményszedés elengedhetetlen a megélhetéséhez. Mit tanulhatunk ebből: néha egyszerűen csak az adott feladatra kell az energiáinkat összpontosítani.

Hogyan határozd meg, hogy mire érdemes koncentrálni? Abban a szakaszban, mikor kiiktatsz feladatokat, akkor azt kérdezed :  “Tudok-e e nélkül a feladat nélkül élni?” Az automatizálási szakaszban a következő volt a kérdés: “Lehet ezt a feladatot rendszerezni?” ” A delegálás szakaszában: “El tudja-e ezt a feladatot végezni valaki más? A késleltetés szakaszában pedig azt kérdezed: “Érdemes-e ezt a feladatot később elvégezni” Ha a válaszod mindezekre a kérdésekre “nem”, akkor itt az ideje a feladatra koncentrálni és felállítani a fontossági sorrendet.

Amikor eldöntöd, hogy egy feladatra koncentrálsz, akkor az adott feladat prioritást élvez és ennek szenteled a teljes figyelmed. A kutatások kimutatták, hogy bár készíthetsz egy ütemtervet, ami alapján be tudod osztani az idődet, de egy ütemterv egyszerűen nem elég. Amikor eldöntöd, hogy egy feladatra koncentrálsz, akkor a testedet és az elméd is be kell vetned. A mai világban könnyű elterelni a figyelmünket olyan dolgokkal, mint a közösségi média, szöveges üzenetek, e-mailek, telefonhívások, stb. 

Mielőtt belekezdenél a feladatodba, kérdezd meg magadtól: “Biztos az a legfontosabb, amit most csinálok? Ezzel tudom kimaxolni a rendelkezésre álló időmet? Ettől leszek leginkább elégedett a saját teljesítményemmel?”

A nap végén a multiplikátorok tudják, hogyan osszák be az idejüket, és hogyan tegyék azt, amihez a legjobban értenek.

Lehet, hogy azt szeretnéd most megtudni, hogyan lehet az időt menedzselni. Valójában  Az idő nem menedzselhető. Az idő van. Naponta 24 órányi. Nem lesz belőle több vagy kevesebb.

Amire ráhatásunk van, azok a tevékenységeink, ezért inkább a tevékenység menedzsment kézségét sajátítsuk el.

Mi magunk döntünk úgy, hogy valamit elég fontossá teszünk ahhoz, hogy megcsináljuk és az is a mi döntésünk, ha túlvállaljuk magunkat.

 Ha úgy érzed, hogy akár a szakmai, akár a magánéletében irreleváns feladatokra pazarolod az idődet, akkor használd a kiiktatás, az automatizálás, delegálás, késleltetés és koncentrálás eszközöket, hogy lásd, hol van a prioritás.