Eredeti mű szerzője: Kevin Kruse
Írta : Lea Schullery, Quick read
Mi lenne, ha mindenre, amit szeretnél, elég idő állna a rendelkezésedre? A szerző, Kevin Kruse miután 7 milliárdossal, 13 olimpiai bajnokkal, 29 kitűnő tanuló egyetemistával és 234 vállalkozóval készített interjút, felfedezte a rendkívül sikeres emberek 15 titkát. E könyv segítségével megtudhatjuk, hogyan rendszerezik a sikeres emberek a naptárukat, miért kontraproduktívak a tennivalólisták, hogyan orvosolható a halogatás, hogyan lehet 5-10 perces megbeszéléseket tartani és hogyan indulj el a munkahelyedről 5 órakkor anélkül, hogy bűntudatod lenne. Ezen a 15 titkon keresztül megtanulhatod, hogyan növelheted a produktivitásodat, és hogyan csökkentsd a stresszt és a túlterheltség érzését.
1 fejezet: Time menedzsment
Veled is előfordult már, hogy azt kívántad, bárcsak több időd lenne? Bárcsak lenne még egy órád, hogy eddz egy jót, főzz egy egészséges vacsorát, vagy takarítsd ki a házat. Gondolkoztál már azon, hogy a sikeres embereknek hogy van idejük mindent elvégezni: hogy lehet ideje egy cégvezetőnek arra, hogy céget vezessen és a saját projektjeiken dolgozzon, vagy hogy van ideje egy blogger anyukának arra, hogy felnevelje a gyerekeit, randevúkra járjon, és emellett makulátlanul rendben tartsa a háztartást. Nos, Kevin Kruse elárulja a titkot: nekik is 1440 percük van egy nap, csakúgy, mint neked, így egyszerűen csak rajtad múlik, hogy milyen bölcsen használod fel ezeket a perceket.
Az idő a legértékesebb és legszűkösebb erőforrás. Ezzel a gondolattal kezdd el visszaszámolni a perceket attól a pillanattól kezdve, hogy felébredsz. Kruse úgy emlékezteti magát erre, hogy egy plakátot ragasztott az irodája ajtajára, amin az 1440es szám áll. De miért percek és nem másodpercek vagy órák? Nos, rengeteg olyan feladat van, ami csak egy-két percet vesz igénybe, például néhány fekvőtámasz és felülés, egy adag mosás, vagy akár csak a sarokban álló növény megöntözése. A legfontosabb: “Az időt soha többé nem kaphatjuk vissza. A pénzzel ellentétben ez pótolhatatlan. Ha egyszer eltűnt, akkor örökre eltűnt”.
Miután rájössz, hogy az időd mennyire értékes, elengedhetetlen, hogy meghatározd a legfontosabb feladataidat, vagy ahogy Kruse nevezi őket, a MIT-eket, ami az angol : Most Important Task kezdőbetűire utal. Therese Macan , a Missouri-St. Louis-i Egyetem professzora által végzett kutatások alapján elmondható, hogy a sikeres időgazdálkodás két legfontosabb kulcsa a prioritás és a mechanika. Más szóval, tudnod kell, hogy mire kell összpontosítanod, és azt hogyan fogod elvégezni.
Vegyük például az olimpiai aranyérmes Brianna Scurry-t . Ő a következő MIT koncepciót használta az olimpiára való felkészülés során: “Körülbelül hat hónappal az olimpia előtt minden döntésemet úgy hozom, hogy a végső cél az aranyérem legyen. Az egyszerű kérdés, amit naponta többször is feltettem, az volt: “Ez a tevékenység, amit most csinálok, segít nekem abban, hogy jobban teljesítsek és elérjem a végső célt?
Szánj hát te is egy kis időt arra, hogy meghatározd a főbb céljaidat és azokat lépéseket, amelyek segítenek a cél elérésében. Ha a munkahelyeden szeretnél jobban teljesíteni, vagy fejlődni, akkor ezeket a kérdéseket tedd fel magadnak: “Mi alapján fognak megítélni az éves teljesítményértékelésem során? Mi érdekli leginkább a főnökömet? Hogyan határozzák meg a bónuszomat? Mi lenne az az egy dolog, ami miatt előléptetnének?” Azt is szem előtt kell tartanod, hogy a MIT-ed havonta, hetente vagy akár naponta is változhat, és minden egyes személy MIT-je másképp néz ki. Például egy értékesítő MIT-je lehet a hideghívás, hogy elérje az értékesítési célt. Egy vezető szoftvermenedzser MIT-je lehet egy új programozó toborzása, aki képes egy új alkalmazást fejleszteni. Egy diáké az lehet, hogy talál egy tanárt, aki lektorálja az angol dolgozatát. Nem számít, milyen munkát végzel, határozd meg a legfontosabb tennivalóidat, találd ki a feladatok elvégzéséhez szükséges egyes lépéseket, és mielőtt a napi zavaró tényezők elvonják a figyelmedet, minden reggel nézd át ezeket a lépéseket, hogy mikor mit tudsz belőlük megtenni.
2 fejezet: A to do lista az a hely, ahol a fontos dolgok meghalnak
A tennivalólista készítése sok ember számára napi rituálé: felsorolják az aznap elvégzendő feladatokat, és elégedetten húzzák ki őket a listáról, amint azok elkészülnek. De vajon hány feladatot nem húznak át soha? A kutatások szerint a teendő/ vagy divatosan todo listán szereplő feladatok 41%-a soha nem készül el, de miért van ez így? Gondold át, te milyen feladatokat veszel előbbre? A legtöbben a kisebb, könnyebb feladatokon próbálnak túllenni, sokszor csak azért, hogy elmondhassák, valamit elvégeztek…. Azokat a fontos, de nagyobb falatokat hagyják utoljára, amelyeket valószínűleg először kellett volna elvégezni. Ez csak egy a sok probléma közül, ami a teendőlisták írásával kapcsolatban felmerül. Nemcsak azt teszik lehetővé, hogy a sürgős feladatokkal foglalkozz a fontosak helyett, hanem felesleges stresszt is okoznak. Hiszen ha minden nap úgy sétálsz ki a munkahelyedről, hogy nem csináltál meg mindent a felírt tételek közül, akkor előfordulhat, hogy az elvégzetlen feladatok terhét hazacipeled. Ehelyett készíts egy jól karbantartott, jól szervezett naptárat, amiben idősávokat vagy időblokkokat használhatsz a napod beosztásához.
Az Art of Charm társalapítója pl azt javasolja: “Használj naptárat, és az egész napodat 15 perces blokkokra osztva tervezd be. Fárasztónak hangzik, de ezzel 95 % pontossággal tudod megszervezni a napodat. Ha valami nem szerepel a naptárban, akkor az nem is lesz kész. Ne csak a találkozókra, hanem az edzésekre, hívásokra, e-mail blokkokra is hasznáhatod.” A trükk az, hogy mindenre, ami valóban prioritást élvez, kijelölünk egy időblokkot.
Ha valami nem kerül be a naptárba, akkor az nem is fontos. Arra is fel kell készülnöd, hogy bármi közbejöhet , ezért rugalmasnak kell lenned. Ha például az edzést általában délelőtt 10-kor fejezed be, de az egyik nap pont akkor indul a repülőd, akkor ütemezd az edzést a nap korábbi szakaszára. Így a bekövetkező változások ellenére is mindent el tudsz végezni.
3. A halogatás kezelése
Mindannyian átéltük már a halogatást. Megfogadjuk, hogy holnap korábban felkelünk és elkezdjük azt az edzésprogramot, amit addig halogattunk vagy közeledik egy fontos határidő, de te mégis a Facebookot vagy az Instagramot görgeted ahelyett, hogy a projekten dolgoznál. Mindannyian tudjuk, hogy ez negatívan hat ránk, de miért halogatunk? Egyesek azt gondolják, hogy ez egyszerű lustaság, de Kruse szerint a halogatás nem a lustaságról szól.
A halogatás egyszerűen az a szokás, hogy a fontos, kevésbé élvezetes feladatok helyett könnyebb, élvezetesebb dolgokat csinálunk, mert átmenetileg jobban érezzük magunkat tőle, de így arra huzalozzuk az agyunkat, hogy a a jövőben is ezt tegyük egy-egy nehezebb vagy kevésbé szerethető feladat esetében. Ezért van az, hogy a közösségi médiát görgetve, a barátaidnak üzeneteket írva, ételt eszegetve vagy Netflixet nézve elkerülheted a kevésbé kellemes feladatok elvégzését. Ez nem lustaság, hanem a motiváció hiánya illetve a kialakított szokás eredménye. Mi tehát a megoldás? Képzeld el magad a jövőben. Koncentrálj arra a fájdalomra, gyötrelemre, amit a halogatásod okoz majd a jövőbeli énednek. Például, ha a hónap végén esedékes egy dolgozatod, képzeld el, hogy fogja érezni magát a jövőbeli éned az előző este, ha még mindig nem kezdted el! Ez, az előző este megírt dolgozat fájdalma nyomasztóan nagy lesz, tehát hangolódj rá erre az érzésre. Ettől sokkal hamarabb fogsz hozzákezdeni a megírásához. Más szóval, a halogatás leküzdhető, ha megtalálod a módját annak, hogy kapcsolódj a jövőbeli énedhez és ahogy elképzeled, hogy fogod magad szabotálni a jövőben, kitalálhatsz olyan megoldást most, a jelenben, hogy ezt megelőzd.
De nem csak a halogatásodat kell felismerned, hanem azt is, hogy soha nem lesz minden kész. “Mindig van még tennivaló, mindig van még, amit meg kellene tenni, mindig van még, amit meg lehet tenni”. A sikeres emberek azonban tudják, hogy mit tartanak fontosnak, ezért minden nap délután 5-kor befejezik a munkát. Prioritásként kezelik a családdal töltött időt, a testmozgást és az énidőt, ezért ennek megfelelően osztják be az idejüket, és ehhez tartják magukat következetesen. Tudtad, hogy George W. Bush 95 könyvet olvasott el hivatali ideje alatt? Mindig talált időt arra, hogy olyasmivel foglalkozzon, amit élvez, így ha az elnök képes az olvasást előtérbe helyezni, akkor te is előtérbe helyezheted azokat a dolgokat, amelyeket élvezel.
4, Használj jegyzetfüzetet és alkalmazd a 3210 rendszert
Hol vagy olyankor, amikor a legjobb ötleteid támadnak? Az íróasztalodnál ülsz, ahol azonnal hozzá láthatsz az öleted megvalósításához, vagy az utcán sétálsz, repülőn ülsz, vagy éppen az edzőteremben? A legtöbbünkre az utóbbiak jellemzők. A szerző ezért azt tanácsolja, hogy mindig legyen kéznél egy jegyzetfüzet, vagy erre alkalmas applikáció. Több nagyszerű ember használta a jegyzetfüzetet előszeretettel: például Thomas Edisonnak, George Lucasnak és John Rockefellernek is volt jegyzetfüzete, hiszen az a veszély, hogy egy nagyszerű ötlet nincs feljegyezve, azt jelentheti, hogy örökre feledésbe merül, és a sikeres embereknek ez a kockázat egyszerűen túl nagy veszteség lenne.
Mennyi időt töltesz naponta e-mailek olvasásával, írásával és küldésével? Nos, a McKinsey Global Institute által végzett felmérés szerint a munkavállalók átlagosan napi 2,5 órát töltenek e-mailekkel, céges levelezéssel. Ez egy negyvenórás munkahét 33%-ának felel meg! Ami még rosszabb, hogy laptopokon, táblagépeken és okostelefonokon keresztül folyamatosan kapcsolatban vagyunk az e-mailjeinkkel, amelyek a nap bármely szakában küldhetik az értesítést, akár az edzőteremben edzünk, akár a családdal vacsorázunk. Szerencsére Kruse elsajátította az időmegtakarítás titkát a 321-nullás rendszer bevezetésével.
Naponta csak háromszor (reggel, délben és este) ütemezd be, hogy kezeled az e-mailjeidet. Állítsd be az időzítőt 21 percre, és próbáld meg ez idő alatt kinullázni a bejövő leveleket. Tedd az egészet játékossá! Bár 21 perc alatt a legtöbb embernek biztosan nem sikerül nullára csökkentenie az e-mailjeit, az időzítő beállítása segít összpontosítani, és biztosítja, hogy a válaszok közvetlenek és rövidek legyenek. Kevesebb lesz a kísértés arra is, hogy rákattints azokra a csábító linkekre, amelyek elvonják a figyelmed az aktuális feladattól. További tippek közé tartozik a haszontalan hírlevelekről való leiratkozás, az e-mail és/vagy chat értesítések kikapcsolása és az e-mailek rövidre fogása. Ne aggódj amiatt, hogy egy rövid e-mail udvariatlannak tűnik, hiszen így a másik félnek sem rabolod az idejét.
5: Mondj nemet a meetingekre
Hányszor gondolsz arra egy megbeszélés végén, hogy “Hát ez időpocsékolás volt”. Az Atlassian által végzett kutatás szerint például az alkalmazottak havonta átlagosan 62 megbeszélésen vesznek részt, és ezek felét “elpazarolt időnek” tekintik. Emellett a Microsoft által 200 országban, 38 000 alkalmazott körében végzett felmérés szerint az emberek hetente 5,6 órát töltenek értekezleteken. A résztvevők 69 százaléka úgy vélte, hogy a megbeszélések “nem produktívak”. Kruse szerint két oka van, annak, hogy a meetingeket felesleges időpazarlásnak érezzük: Először is, az értekezletek résztvevői hajlamosak arra, hogy nem sürgető vagy jelentéktelen kérdésekkel töltsék az időt. Másodszor, az extrovertáltak jellemzően dominálnak a megbeszéléseken, ami miatt mások kevésbé vesznek részt. Ennek eredményeképpen sok megbeszélésen nem a legértékesebb információk kerülnek elő. A produktív megbeszélések érdekében már új módszereket találnak ki. Marissa Mayer, a Yahoo! vezérigazgatója például öt- vagy tízperces időközökre osztja be az értekezleteket. Ennek az ütemezésnek köszönhetően egyetlen héten akár 72 megbeszélést is képes tartani! Ha a szokásos 30 perces meetingbeosztást kellene alkalmaznia, soha nem tudna annyi mindent elvégezni.
Emellett Kruse azt javasolja, hogy ha már muszáj megbeszéléseket tartani, akkor azokat állva tartsuk. “Az ülés az új dohányzás,” a túl sokáig tartó ülés nemcsak az egészségünkre veszélyes, hanem hosszabb megbeszélésekhez is vezet. Sétálj, vagy tegyél közben bármit, ami felpezsdíti a vérkeringést, de ne ülj le. A Washingtoni Egyetem kutatói megállapították, hogy azok a megbeszélések, amelyeken a résztvevők felállnak, jobb együttműködést eredményeznek, rugalmasabbak, nagyobb az elkötelezettség és hatékonyabb a problémamegoldás. Néhány sikeres ember, aki hosszú sétálós értekezleteket vezetett be: Steve Jobs, Mark Zuckerberg, Richard Branson és Jack Dorsey.
Ne feledd, hogy az idő pénz, ezért amellett, hogy az meetingek számát a lehető legkevesebbre kell csökkenteni, tanulj meg nemet mondani. A milliárdos Warren Buffet egyszer azt mondta: “A különbség a sikeres emberek és a nagyon sikeres emberek között az, hogy a nagyon sikeres emberek szinte mindenre nemet mondanak.” “Ha valami nem egy ‘igen, mindenképp! Akkor az egy ‘nem!'”. Ne feledd, hogy csak 1440 perced van egy nap, ne pazarold felesleges dolgokra.
6: A 80–20 szabály
Mi lenne, ha a 80–20 elv segítségével megszabadulhatnál a munkád 80 százalékától? Talán túl szépen hangzik, hogy igaz legyen, de e szabály alkalmazásával pontosan ezt teheted! A koncepció Pareto olasz filozófustól és közgazdásztól származik. A legenda szerint egy nap rájött, hogy a kertjében lévő borsófajták 20 százaléka az egészséges borsószemek 80 százalékát termelik. Pareto vizsgálni kezdte az egyenlőtlen eloszlást országszerte és felfedezte, hogy az Olaszországban a földterületek 80 százaléka a lakosság 20 százalékának tulajdonában van. Ezután különböző iparágakat vizsgált meg, és megállapította, hogy a termelés 80 százaléka jellemzően a vállalatok 20 százalékától származik. A 80/20-as szabály a következőképpen szól: Az eredmények 80 százaléka a tevékenységek mindössze 20 százalékából származik.
Bár a szabály nem bizonyítható az esetek 100 százalékában, az biztos, hogy számos üzleti forgatókönyvben megfigyelhető. Például az értékesítők 20 százaléka az eladások 80 százalékát generálja. Az ügyfelek 20 százaléka generálja a teljes nyereség 80 százalékát.. Nézd meg, hány alkalmazásod van a telefonodon és ebből mennyit használsz az a telefonoddal töltött időd 80 százalékában? Valószínűleg körülbelül 20 százalékot. Ezt az elvet te is alkalmazhatod. A 80/20-szabály segítségével megfigyelheted, hogy mely tevékenységeid vezetnek a legnagyobb eredményekhez így fókuszálj ezekre, a többit pedig figyelmen kívül hagyhatod. Ez alapján fejlesztheted a képességeidet, hogy a legfontosabb dolgokat kivételesen jól csináld, és végül kevesebbet dolgozz, kevesebbet stresszelj és több örömöd legyen.
Egy másik tipp, amit szintén bevethetsz a jobb time menedzsment érdekében az egy kísérleten alapszik, melyet a Harvard Business Review végzett, ahol kimutatták, hogy a dolgozóik idejük 41 százalékát nem kielégítő vagy mások által is elvégezhető feladatokkal töltötték. Az általuk bevezetett módszerrel biztos te is több időt tudsz megtakarítani. Ezeket a kérdéseket tedd fel magadnak: Melyik feladatot iktathatom ki véglegesen? Milyen feladatokat delegálhatok? Mit tudok kiszervezni? Milyen feladatot folytathatok továbbra is, de új, időtakarékos módon?
7: Tematizáld a napokat
Hogy gazdálkodhatsz még hatékonyabban az időddel? Kruse felhívja a figyelmet, Jack Dorsey, a Twitter társalapítója módszerére, aki a hét napjait tematizálja úgy, hogy egy adott nap egy fő területre koncentrál. Jack Dorsey például a hétfőt adminisztrációs napként használja. Így ha mégis egy meetingen vagy egy üzleti híváson találja magát, akkor, miután az befejeződött, nem teszi fel magának a kérdést: “Most mi következik?”. Ehelyett megkérdezi: “Milyen nap van ma?”. A válasz? Adminisztrációs. Ezután megnézi, mely feladatok tartoznak az adminisztratív kategóriába. Kevesebb stresszt okoz és produktívabb leszel, ha tematizálod a napjaid.
Kiegészítheted ezt a módszert úgy, hogy a hét napjait három típusra osztod, hogy fókuszált és energikus maradj. Az első típus az úgynevezett “fókusznap”, amelyet a fontosabb, bevételnövelő feladatoknak tartunk fenn. A második az úgynevezett “puffer nap”, amelyet az e-mailek megválaszolására, megbeszélések tartására, feladatok delegálására és a papírmunka elvégzésére használnak. Végül az utolsó típus az úgynevezett “szabadnap”, amikor egyáltalán nem dolgozol.
Milyen gyakran olvasol el egy e-mailt, zárod be és a mailboxodban hagyod, mondván majd később foglalkozol vele? A sikeres emberek megpróbálják az un. “csak egyszer nyúlj hozzá” szabályt alkalmazni, ez főleg e-mailek vagy papírok rendezésénél hasznos. Ha többször visszatérsz egy-egy emailhez, akkor csak a saját idődet pazarolod. Tehát ha valami csak öt vagy tíz percet vesz igénybe, akkor azonnal elintézik, ez a fajta viselkedés nem csak a stresszt csökkenti, de hatékonyabb is, mivel a későbbiekben nem kell újra elolvasni, értelmezni, feldolgozni.
8: Növeld az energiaszinted és óvd az egészséged