Simon Hayward
Az agilis vezető – Hogyan hozzunk létre agilis vállalkozást a digitális korban? – könyvösszefoglaló
A mai világban, ahol sok minden változik és bizonytalan, a vezetőknek nehéz feladatuk van, viszont az agilitás képessége segítséget nyújthat ebben. Az Agilis vezető című könyv felbecsülhetetlen értékű könyv azon vezetők számára, akik szeretnének agilisak lenni és folyamatosan fejlődni, hogy megfeleljenek a komplex üzleti világnak.
A hagyományos bölcsességek azt mondják: “Ne siess a fontos döntésekkel! Várj, figyelj és csak utána dönts!” “A minőséghez idő kell”. Ezek az elvek valóban sokszor beválnak. De mi van akkor, amikor a vállalkozásunk sikere azon múlik, hogy milyen gyorsan hozzuk meg ezeket a fontos döntéseket?
A mai digitális világban az induló vállalkozások, un Startupok villámgyorsan felforgatják az iparágakat és a hagyományos cégek próbálnak lépést tartani velük. Az állandó változások könyörtelen ritmusával szemben az üzleti vezetőnek agilissá kell válnia, hogy fenn tudja tartani a tempót. Dr. Simon Hayward többéves kutatási munkájának köszönhetően olyan forradalmi gondolatok, inspirációk birtokába juthatsz, amelyek segítenek neked és a vállalatodnak agilisan működni.
Amikor az agilitásra gondolunk, azonnal egy sportoló jut az eszünkbe: aki könnyedén mozog a pályán, gyorsan vált irányt és minden pillanatban reagál az ellenfél mozdulataira. Magas szintű készségekkel rendelkezik, és villámgyors reflexei vannak. Nem csak védekezik, hanem támad is – elképesztő pontossággal. A mai üzleti vezetők sokat tanulhatnak az ilyenfajta agilis sportolótól.. Ahogy a sportoló a pályán azonnal reagál a változó valóságra, úgy kell a vezetőnek is alkalmazkodnia az iparágában zajló, egyre gyorsuló változásokhoz. Az üzenet, amit e könyv közvetít, nagyon világos: az agilis vezetőknek bátran szakítaniuk kell a hagyományokkal és kapcsolatokat kell teremteniük és fenntartaniuk. Ha te magad üzleti vezető vagy, akkor az agilitás kritikus fontosságú lesz számodra. Ennek oka, hogy ma már egy úgynevezett VUCA-világban tevékenykedünk. A VUCA a változékonyság, bizonytalanság, komplexitás és többértelműség angol szavak rövidítése. Ez a világ sosem statikus – mindig változik. Csak gondolj a számtalan internetre csatlakoztatott eszközre otthonodban vagy irodádban – világszerte több 10 milliárd darab van belőlük. Néhány évvel ezelőtt ezt senki sem gondolta volna.
Ahhoz, hogy fennmaradj ebben az új világban, kapcsolatban kell maradnod – az ügyfeleiddel és a társadalmi trendekkel, ez utóbbiak határozzák meg az ügyfelek igényeit és elvárásait.
Azok a vállalatok, amelyek képesek kiépíteni és fenntartani ezeket a kapcsolatokat, virágoznak. Például azok a kiskereskedők, akik bevezették az aznapi kiszállítással elérhető online vásárlást. Néhányan pedig olyan platformokat kínálnak, amelyeken a vásárlók virtuálisan kipróbálhatják a ruhákat vásárlás előtt. Ezek a kiskereskedők relevánsak és nyereségesek maradtak, sikeresen áttértek a digitális üzleti modellekre.
VUCA-világunkban azonban az üzleti vezetőknek nem elég egyszerűen csak reagálni a változásokra – nekik kell irányítaniuk is azokat. Az üzleti világban a formabontás a kulcsszó. A vállalatok és vezetők szakítanak a hagyományokkal és megreformálják a játékszabályokat.
Az igazán mozgékony vállalatok kiemelkednek mind a konvenciókkal való szakításban, mind a kapcsolatteremtésben. Nézzük csak az Airbnb-t. Nem csak felforgatták a szállodaipart, hanem egy hatalmas online közösséget építettek fel a vendéglátók és az utazók között. Ez a közösség több mint 200 országra kiterjed. Gondolj csak arra a hatalmas kapcsolati hálózatra!
Az agilis vezetők tehát rugalmasságra és a változáshoz való alkalmazkodásra törekednek. Nyitottak az új ötletekre és megközelítésekre, támogatják az innovációt és a kreativitást, alkalmazkodnak a változó környezethez, és proaktívan kezelik a változást.
1, Az agilis vezetők mindig készek tanulni
Az agilitás nem csupán egyetlen készség, hanem egy teljes készségrendszer. Nézzük csak a sportolókat, akikről korábban beszéltünk. Ők csak akkor győzhetik le az ellenfelet, ha mentálisan is képzettek. Minden pillanatban képesek meglátni a tanulási lehetőségeket, hogy legközelebb még jobban teljesítsenek. Emellett pedig fizikailag is erősek. Ahogy mozgékony vezetőként előre lépsz, különleges képességekre lesz szükséged. Az állandó tanulásra és tapasztalatszerzésre kell koncentrálnod. A szervezetednek pedig erősnek kell lennie ahhoz, hogy az új ismereteket a gyakorlatban is alkalmazza. A vállalati kontextusban ez azt jelenti, hogy visszajelzésekre van szükséged, és együtt kell működnöd a megfelelő emberekkel.
Az agilis vezetés alapvető eleme az adatok és információk gyors és hatékony kihasználása. Fontos, hogy folyamatosan tájékozódj a legfrissebb piaci trendekről, ügyfélvisszajelzésekről és az iparági fejleményekről. Az adatok elemzése és az azokból levont következtetések segítséget nyújtanak a stratégiai döntések meghozatalában és a vállalati teljesítmény javításában. Egy gyorsan változó piaci környezetben a vezetőknek gyorsan meg kell tanulniuk, mit akarnak az ügyfeleik, és mit nem. A tanulás egyik legjobb módja a rendszeres visszajelzések kérésében rejlik. Mennyire elégedettek az ügyfelek a termékeiddel? Mit gondolnak az alkalmazottaid a munkájukról? Az őszinte válaszokra szükséged van.
A másik fontos eszköz a visszajelzés mellett a digitális tudás, az az egyéb alkalmazott szoftverek (szövegszerkesztés, táblázatkezelés) ismerete. A digitális kereskedelmi környezetben elengedhetetlen, hogy naprakész legyél az iparági legújabb technológiával is.
2. Ha agilissá akarjuk tenni a cégünket, meg kell változtatnunk a működésmódunkat
A hagyományos vállalatoknál gyakran jelen van a túlzott bürokrácia. Ez jelentősen lelassítja a döntéshozatalt. De ha megszabadulunk ezektől a bürokratikus rétegektől, a vállalat időt spórolhat meg, és lehetővé teszi az emberek számára, hogy önállóan több döntést hozzanak. Az emberek felhatalmazása arra, hogy saját döntéseket hozzanak csak akkor működik, ha tisztában vannak a célokkal. Az agilis vállalkozásoknál a központi üzenet a következő: Az agilis vállalkozások minden tevékenységük középpontjába a tisztánlátást és az ügyfeleket helyezik. Az alkalmazottak csak akkor tudnak helyes döntéseket hozni, ha alaposan megértik a szerepüket, céljaikat és az egész vállalat stratégiai vízióját. Ha ez a tisztánlátás hiányzik, és mindenki saját döntéseket hozhat a munkájával kapcsolatban, akkor az káoszhoz és anarchiához vezet. Persze, mindenki keményen fog dolgozni. De minden egyes alkalmazott a saját személyes céljait fogja elérni. Ezek a célok szinte biztosan nem lesznek összhangban a vállalat stratégiai célkitűzéseivel. Tehát bár a bürokrácia leépítése fontos, de csak akkor növeli az agilitást, ha mindenki tudja, merre tart.
A második módja a vállalkozás agilisabbá tételének az, hogy az ügyfeleket helyezi minden tevékenységének középpontjába. Sajnos ez nem mindig természetes a nagyvállalatok számára, ők gyakran befelé fordulnak. A saját bürokráciájukkal és folyamataikkal vannak elfoglalva, döntéseiket a múltjuk alapján hozzák. A felsővezetők arra összpontosítanak, hogy a vállalatuk korábban miben volt sikeres, és elfelejtik megfigyelni, hogy mit szeretnének most az ügyfeleik. Az agilis vezetők kiemelten fontosnak tartják az ügyfelek igényeinek megértését és kielégítését. Nem ragaszkodnak mereven a tervekhez és a megszokott módszerekhez, hanem nyitottak az új ötletekre és gyorsan változtatnak a stratégián, ha szükséges. Ha a céged megrekedt a múltban, akkor a megoldás az, hogy az ügyfeleket helyezed a középpontba, például elkezdesz új ötleteket tesztelni rajtuk. Ha ez túl kockázatosnak hangzik, nos, ne ess pánikba. A folyamatot továbbra is kézben tarthatod: például úgy, hogy az ötleteket egyszerre csak az ügyfelek egy kis csoportján teszteled. Ha az újításod nem jön be, nem baj. Az általános ügyfél-elégedettséget érintő kár minimális lesz. Az agilis vezetők mernek kockázatot vállalni és innovatív megoldásokat keresnek. Tisztában vannak azzal, hogy a bizonytalanság és a kockázat része az üzleti életnek, és nem félnek kísérletezni vagy új utakat keresni.
3. Az agilitáshoz világos üzleti célokra és a priorizálásra van szükség
Képzelj el egy elit sportolót, akinek a legfőbb prioritása a győzelem. Ahhoz, hogy elérje ezt a célt, folyamatosan csúcsformában kell maradnia. Ennek függvényében hozza meg a döntéseit is. Ha például választania kell a kényelmes pihenés és a kora reggeli futás között, mindig a futást választja. Ugyanez a helyzet a vezetőkkel is: tudniuk kell, mi a legfontosabb prioritás a munkájukban. Miután meghatározták a főbb célokat, el kell távolítaniuk az összes egyéb szervezeti tevékenységet, amelyek nem segítik ezen célok elérését. Így alakul ki a legfontosabb prioritások listája.
Miután a vállalkozásodnak van egy listája a legfontosabb feladatokról, amelyek segítenek a célok elérésében, neked és a vállalaton belül mindenki másnak lézerszerű fókusszal kell végrehajtania ezeket a feladatokat. Ez azt jelenti, hogy nem szabad feladatról feladatra, célról célra ugrálni. Kutatások kimutatták, hogy amikor ezt tesszük, kevésbé dolgozunk hatékonyan. Döntsd el, hogy mi a fő fókuszpont, és gondoskodj arról, hogy a vállalaton belül mindenki ehhez tartsa magát. Gondoljunk például a Facebookra. Mark Zuckerberg 2011-ben úgy döntött, hogy a fő célja a mobilizáció. Könyörtelenül eltávolított minden feladatot, ami nem segítette az embereit a cél elérésében. Az eredmény? Mindössze két évvel később, 2013 végére a Facebook összes hirdetési bevételének fele már mobilhirdetésekből származott.
Az említett drasztikus priorizálás egyik legnagyobb akadálya a vállalat öröksége lehet. Sok vállalatnál a munkatársak megszokták, hogy nem a legfontosabb eljárást követik.
Amikor Alex Cruz 2016-ban átvette a British Airways vezetését, az agilitás lehetetlennek tűnt. A British Airways egy nagy, örökölt márka volt, és számos eljárás és előírás érinthetetlennek tűnt, mivel az utasok biztonságát kellett előtérbe helyezni. De mindenezek ellenére Cruz az egyszerűség új korszakát vezette be. Eltávolított minden nem lényeges jelentést, és az ügyfélélményt helyezte előtérbe. Ezáltal a vállalat versenyképesebbé vált a fapados légitársaságok új világában.
5. A csapatszellem jelentősége
Egy nagyszerű csapat olyan, mint egy összhangban játszó zenekar, ahol minden hangszernek megvan a maga fontos szerepe. Azonban sokan tévesen azt gondolják, hogy egy hatékony és agilis csapat felépítéséhez csupán tehetséges és hatékony egyénekre van szükség. Valójában az igazság ennél sokkal összetettebb.
Gondoljunk például egy versenyző evezőscsapatra. Ahhoz, hogy nyerjenek a versenyeken, a csapattagoknak különböző szerepeket kell betölteniük. Az erős és kitartó versenyzők a csónak hátsó részében helyezkednek el, míg az elöl ülő evezősöknek remek ritmus- és technikai képességekre van szükségük. A könnyű testsúlyú kormányosnak pedig stratégiai gondolkodónak kell lennie, aki irányítja a csapatot a győzelem felé.
A kutatások azt mutatják, hogy a sikeres csapatokban nem a tagok egyéni tehetsége a döntő tényező. Sokkal inkább a csapatmunka minősége határozza meg sikerüket. Azok a csapatok, amelyek valóban összetartanak és együttműködnek a közös cél érdekében, gyakran túlszárnyalják a csupán tehetséges egyénekből álló, de laza kapcsolatokból álló csoportokat. Ennek az az oka, hogy az egyénekből álló laza csoportokban az emberek gyakran versenyeznek egymással, ahelyett, hogy valóban együttműködnének.
A hatékony és agilis csapatokban az egyéneknek lehetőséget kell kapniuk saját döntéseik meghozatalára. Ha nem állnak fenn fölöttük a felsővezetők, akkor a csapat sokkal hatékonyabban, gyorsabban tud működni. Ez az elvek tiszteletben tartása és mindenki szakértelmének kihasználása révén valósulhat meg.
Azonban gyakran a felsővezetők akadályozzák a csapatok mozgékonyságát, mert mindent maguk akarnak eldönteni. Ha tudod, hogy néha mikromenedzselsz, próbáld ki a következő szabályt. Csak olyan döntéseket hozz meg, amelyeket csak te hozhatsz meg. Inkább legyél edző és tanácsadó a csapatok számára, mint mindenható irányító. Adj meg a csapataidnak minden szükséges információt, és akkor a csapatnak meglesznek az eszközei ahhoz, hogy saját, megalapozott döntéseket hozzon. Az agilis vezetők olyan környezetet hoznak létre, ahol a csapattagok bizalommal és nyitottsággal kommunikálhatnak egymással, ahol információkat, az ötleteket és a szakértelmet oszthatnak meg egymással. Az agilis vezetők aktívan kezelik a konfliktusokat és segítenek a csapatnak a problémák megoldásában, támogatják a konstruktív vitákat és az alternatív nézőpontok figyelembevételét. Emellett segítenek a csapatnak a kihívások és akadályok áthidalásában.
Amikor agilis csapatot építünk, ügyeljünk arra, hogy megfelelő méretű legyen. A legjobb csapatok általában hét tagból állnak, plusz-mínusz kettő. Ha a csapat túl kicsi, akkor nem biztosít elegendő készséget és szakértelmet a célok eléréséhez. Ha viszont túl nagy, akkor a kommunikáció lassabbá válik, ez lassítja a döntéshozatalt. Az agilis vezetők figyelnek a csapattagok érzéseire és szükségleteire, ez növeli a csapat tagjainak motivációját és elkötelezettségét.
Gyors és lassú gondolkozás jelentősége
Képzeld el, hogy egy vívóbajnok vagy. A pástra lépve meg kell hoznod a megfelelő döntéseket ahhoz, hogy legyőzd az ellenfeledet. De vajon milyen gondolkodásmódra van szükséged ehhez? A közgazdász és Nobel-díjas Daniel Kahneman megosztotta velünk a titkot a Gyors és lassú gondolkodás című könyvében. Elmagyarázza, hogy két különböző gondolkodási rendszerünk van, amelyeket mindannyian használunk a döntéshozatalhoz. Az első rendszer gyors és ösztönös, míg a második rendszer inkább a logikus érvelésre épül, és több időt igényel.
Nos, a vívás során szükséged van mindkét rendszerre. Először gyorsan kell reagálnod az ellenfél mozdulataira, ösztönösen mozgatva testedet. Ez a gyors , egyes rendszerű gondolkodás. De ugyanakkor elemzőnek is kell lenned. Meg kell értened az ellenfeled taktikáját, és a kettes rendszerű gondolkodásra kell támaszkodnod a stratégiai előny elérése érdekében. De ez nem csak a sportban érvényes. Az üzleti életben ugyanúgy szükség van mindkét típusú gondolkodásra a siker eléréséhez.
Kutatások azt mutatják , hogy gyakran túlzottan megbízunk az egyes rendszerű gondolkodásunkban. Hajlamosak vagyunk úgy gondolni, hogy ítélőképességünk tökéletes és nem veszünk figyelembe más információkat vagy szakértői véleményeket. Ezért, ha vezető vagy, fontos, hogy lelassíts néha – még akkor is, ha gyorsan kell cselekedned. Nyitott szemmel és füllel hallgass meg másokat, és vedd figyelembe az adatokat és a szakértői tanácsokat a döntéshozatal során.
Azonban van egy veszély, hogy a vezetők túlzottan fókuszálnak a kettes rendszerű gondolkodásra, és beleesnek az “analízisbénulás” csapdájába. Az analízisbénulás akkor jelentkezik, amikor túl sok időt és energiát fordítunk az adatok gyűjtésére és a lehetőségek mérlegelésére. Ez lassítja és nehézkessé teszi a döntéshozatalt. Ezek a vezetők azt hiszik, hogy döntéseiknek tökéletesnek kell lenniük, és elfelejtik, hogy néha kockázatot kell vállalni vagy kísérletezni. Ahhoz hogy jó döntéseket hozz, használd megfelelően mindkét gondolkodási rendszert.
Meg kell adnod kollegáknak a készségeket és az motivációt, hogy átálljanak az agilitásra.
Képzeld el, hogy egy nagyvállalatnál dolgozol, és meg akarod győzni a munkatársaidat arról, hogy át kell térniük az agilitásra. Mintha egy táncot próbálnál megtanítani egy esküvőn résztvevő embereknek. Először néhány bátor ember felmerészkedik a táncparkettre, de igazán nagy buli csak akkor lesz belőle, ha még néhányan csatlakoznak hozzájuk. Tehát, hogyan tudod meggyőzni a munkatársaidat, hogy levetkőzzék a félelmeiket és csatlakozzanak az agilitás útjához? Biztos, hogy ez nem lesz könnyű. A legtöbben tartunk a változástól. De az a lényeg, hogy meg kell nyerned a munkatársaid beleegyezését. A kutatások szerint az organizációs változások mintegy 75 százalék azért hiúsul meg, mert a munkatársak nem érzik magukat elkötelezettnek a változás iránt. Ahhoz, hogy elnyerd a beleegyezésüket, el kell magyaráznod nekik az előnyöket. Az emberek általában rendkívül motiválónak találják a lehetőségek kilátásba helyezését . Tehát, meséld el nekik, hogy az agilitás lehetővé teszi számukra, hogy döntéshozókká váljanak, és hogy a csapatok sokkal produktívabbak lesznek.
De ez még csak az egyik része a csatának. Meg kell győznöd a felsővezető kollégáidat is. Míg a technológiai startupok vezetői általában digitális bennszülöttek, a hagyományos vállalatok vezetői inkább merev hierarchiához és lineáris idővonalakhoz szoktak. Az agilis munkavégzés idegen és kényelmetlen számukra. Végül is az agilitás azt kéri tőlük, hogy adják át az irányítást és a bizalmat, és hogy nagyobb mértékben delegáljanak, mint valaha. Ez ellentétes mindazzal, amit a karrierjük során tanultak. Az agilitási képzési programok számukra valóságos kincsesbányák lehetnek, mert az eddigi munkamódszerek és a meggyőződések hatásai megkérdőjeleződnek. Azonban van egy ennél is hatékonyabb módja annak, hogy segítsd embereidet agilisabbá válni – te magad légy az agilitás mintaképe. Ne félj a hibáktól, sőt, engedd meg, hogy mások lássák, mikor elköveted őket. Mutasd meg kollégáidnak, hogy a kudarc korántsem katasztrofális. Hamarosan rájuk is ragad az agilitási törekvéseid pozitív hatása.
És végezetül egy jó tanács: Rövidítsd le a tervezési ciklusokat. A tervezési és felülvizsgálati ciklusok lerövidítése több lehetőséget ad arra, hogy az év során irányt válts, így az fog vezérelni, hogy mi működik és mi nem. A ciklusok között hagyj mozgásteret, hogy gyorsan reagálhass a versenytársak tevékenységére.
Végső összefoglaló
Egy olyan világban, ahol az iparágak felbomlása az új normává vált, a hagyományos vállalkozásoknak úgy kell gondolkodniuk, mint az induló vállalkozásoknak. Ez a versenyképesség megőrzésének kulcsa. Szerencsére még a nagyvállalatok is agilissá válhatnak, ha leépítik a bürokráciát, és felhatalmazzák az alkalmazottakat, hogy több döntést hozzanak. De ne felejts el erőteljes jövőképet adni a csapataidnak arról, hogy mi az, amiért dolgoznak. Természetesen mindenkinek gyorsan kell mozognia, de ennek a mozgásnak a helyes irányba kell haladnia.
A többi összefoglalót ezen a linken éred el